Những lợi ích đem lại từ các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP.HCM
Tổ chức sự kiện là một trong những chiến dịch marketing đứng đầu hiện nay, được các doanh nghiệp, các công ty lựa chọn khi mang lại hiệu quả cao trong việc tiếp cận khách hàng, đưa sản phẩm và các doanh nghiệp đến gần hơn với cộng đồng người tiêu dùng. Chính vì thế, các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP.HCM ra đời và phát triển rộng rãi hiện nay. Vậy những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP.HCM có những lợi ích như thế nào và cách làm của họ sẽ ra sao?
Nhằm đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng, tất cả các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP.HCM không chỉ dừng ở việc quảng cáo hình ảnh sản phẩm và giới thiệu những sản phẩm mặt hàng dịch vụ mới. Mà còn rất phổ biến và đa dạng hóa các dịch vụ trong việc tổ chức các buổi tiệc cưới, tổ chức các buổi dạ hội hay một buổi tiệc thân mật dành cho gia đình, bạn bè…
Có thể nói, cho dù quy mô sự kiện lớn hay nhỏ thì đối với một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP.HCM phải đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của khách hàng, được thể hiện qua cách làm đầy sáng tạo và chuyên nghiệp, nhằm đem lại hiệu quả, trong việc truyền tải thông điệp, hình ảnh, thương hiệu và đặc biệt hơn là uy tín của doanh nghiệp đến với khách tham dự.
Những lợi ích mang lại từ công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP.HCM
Là cơ hội giúp doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng. Để khách hàng hiểu rõ từng sản phẩm, dịch vụ, tăng uy tín và sự tín nhiệm mà khách hàng đem đến cho doanh nghiệp.
Quảng cáo hình ảnh các sản phẩm, những dịch vụ hoặc những thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải.
Nâng cao hiệu quả kinh doanh, đạt doanh thu cao hơn.
Tạo được hình ảnh chuyên nghiệp của các doanh nghiệp với cộng đồng, đối tác, khách hàng.
Tổ chức sự kiện được xem là dịp để doanh nghiệp thắt chặt mối quan hệ hợp tác với khách hàng và đối tác. Cũng như giữa người tổ chức và người tham gia.
Đặc biệt, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí và thời gian trong khâu chuẩn bị.
Công việc đối với một tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP.HCM
Đối với tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP.HCM đòi hỏi trách nhiệm cho tất cả các các công việc rất cao như lập kế hoạch, tổ chức và sau đó là các cuộc họp, hội nghị hoặc các thông tin sự kiện và những chi tiết cần thiết. Những người đưa ra ý tưởng sáng tạo trong việc thiết kế, lập kế hoạch sự kiện là người chịu trách nhiệm trong việc giám sát tất cả mọi thứ từ những việc quan trọng nhất đến những chi tiết nhỏ nhất. Để hoàn thành tốt một sự kiện thì phải trải qua những bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Tạo chủ đề cho sự kiện
Đối với việc tạo chủ đề cho sự kiện sẽ được xác định trên nhiều yếu tố như: Mục tiêu mà sự kiện hướng đến, đối tượng khách hàng, luật, khu vực tổ chức, văn hóa công ty, nguồn lực, ... Việc tạo chủ đề này có thể sẽ cần đến ý kiến của bên chủ đầu tư.
Bước 2: Viết Proposal
Việc viết Proposal sẽ giúp thể hiện toàn bộ kết cấu chương trình trên giấy. Proposal này sẽ được gửi đến khách hàng kèm báo giá. Và công việc của nhà tổ chức sự kiện bây giờ là chờ phản hồi từ phía khách hàng. Có thể nói đây là một trong những bước đi quan trọng nhất ở một quy trình tổ chức sự kiện, mỗi proposal sẽ có một đặc điểm riêng, nó sẽ tạo nên sự khác biệt giữa các nhà tổ chức sự kiện với nhau.
Bước 3: Hoạch định
Đứng đầu trong khâu tổ chức nhưng là hoạch định trong quy trình tổ chức sự kiện, hoạch định là quá trình đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải hình thành trong đầu các công việc cần thực hiện. Kết quả của việc hoạch định sẽ là các công việc cần thực hiện, bảng phân công công việc và thời hạn công việc cần hoàn thành.
Bước 4: Thực hiện kế hoạch có kiểm soát
Trong bước này, các nhân viên sẽ thực hiện công việc theo kế hoạch được đề ra và có sự giám sát của các trưởng bộ phận hoặc quản lý.
Bước 5: Tổ chức và theo dõi event
Các trưởng bộ phận/ quản lý sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến mọi người sẽ tập trung lại để cùng giải quyết công việc tại chỗ.
Bước 6: Kết thúc event, dọn dẹp nơi tổ chức
Đối với bước này, về cơ bản là một sự kiện đã được hoàn thiện, các khách mời đã ra về, tuy nhiên không phải vì vậy mà người tổ chức sự kiện có thể mặc định là mình đã hoàn thành công việc, điều tiếp theo cần thực hiện chính là dọn dẹp lại nơi tổ chức, sửa lại các vật dụng đã sử dụng và thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho, …
Bước 7: Họp và rút kinh nghiệm hậu sự kiện
Sau khi kết thúc mỗi event, các bộ phận tham gia sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, diễn ra và kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm, tránh trường hợp phạm phải các sai lầm tương tự trong lần sau.
Đây là quy trình 07 bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP.HCM. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp ích cho các bạn hiểu rõ thêm công việc tổ chức sự kiện là như thế nào nhé.
Có thể bạn quan tâm: NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN THIẾT TRONG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN