Thiết kế chương trình sự kiện - khâu quan trọng trong tổ chức sự kiện

Thiết kế chương trình tổ chức sự kiện là một khâu quan trọng quyết định đến thành công của sự kiện. Chương trình càng chi tiết rõ ràng kéo theo kết quả đạt được càng tăng cao. Một sự kiện được tổ chức có chương trình hoàn chỉnh và được chuẩn bị tốt không những mang lại hiệu quả cao mà còn tạo ấn tượng tốt đẹp với khách mời. Bởi vậy, khâu thiết kế chương trình luôn được coi là khâu quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện.

Vai trò của thiết kế chương trình sự kiện

Kịch bản được coi là cái khung của chương trình khi tổ chức sự kiện. Cái khung càng chắc chắn rủi ro xảy ra càng giảm. Tùy vào mỗi hình thức tổ chức như khánh thành, ra mắt sản phẩm, họp báo mà có khung chương trình riêng cho phù hợp. Việc thiết kế chương trình sự kiện cũng vì vậy mà trở nên cần thiết và đóng vai trò quan trọng.

Một chương trình hay và cuốn hút tạo nên thiện cảm lớn với khách hàng. Vấn đề chuẩn bị luôn đóng vai trò tiên quyết. Bạn muốn tạo ấn tượng sâu sắc với khách hàng về sự kiện mình tổ chức? Bạn muốn sự kiện của mình được truyền tải rộng rãi? Bạn muốn khẳng định thương hiệu thông qua sự kiện? Tất cả những mong muốn ấy sẽ thành hiện thực với một chương trình hoàn hảo và chuyên nghiệp.

Lên ý tưởng thiết kế chương trình sự kiện

Việc đầu tiên trong thiết kế chương trình sự kiện chính là lên một ý tưởng tổ chức phù hợp mà không gây nhàm chán. Mục đích của sự kiện thường mang tính quảng bá. Bởi vậy, chương trình sự kiện cần tạo được ấn tượng với khách hàng. Thiết kế một chương trình mang sức hút luôn đi kèm với những sáng tạo độc đáo. Ý tưởng mới lạ là điều kiện cần để có một kịch bản ưu tú. Tùy vào mục đích và mục tiêu hướng tới mà đưa ra một kịch bản phù hợp. Kịch bản ấy phải phù hợp với quy mô, lượng khách mời, đối tượng tham dự và cả địa điểm tổ chức.

Thiết kế chương trình chi tiết

Sau khi đã có ý tưởng tổ chức, việc tiếp theo là lên một chương trình chi tiết cho sự kiện. Dựa vào những số liệu, mục đích cũng như thông điệp muốn gửi tới khách hàng mà ta xây dựng nên một chương trình phù hợp. Nội dung chương trình bao gồm các hạng mục lớn nhỏ từ khâu chuẩn bị sân khấu đến âm thanh, ánh sáng, MC, cách truyền tải thông điệp. Một kịch bản chương trình tốt là kịch bản bao quát được toàn bộ sự kiện. Từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng, từ khi khai mạc cho đến khi bế mạc chương trình đều được triển khai chi tiết trước đó.

Quản lý rủi ro trong thiết kế chương trình

Sự cố trong khi tổ chức sự kiện là không thể tránh khỏi, chương trình càng chi tiết sẽ giảm tỷ lệ rủi ro. Quản lý rủi ro trong tổ chức sự kiện đòi hỏi một đội ngũ giàu kinh nghiệm đảm trách. Thiết kế chương trình cũng cần bao quát mọi rủi ro có thể xảy ra. Nhanh chóng và linh hoạt trong xử lý những sự có bất ngờ là yêu cầu cần thiết của nhà tổ chức sự kiện.

Phân công xác đáng và giám sát thực hiện

Đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện thường là những người nhanh nhạy, hòa đồng và tinh thần trách nhiệm cao. Ngay từ khi sự kiện còn nằm trên kịch bản, người thiết kế chương trình cần phân công xác đáng đội ngũ nhân sự. Người nào việc đó, tùy theo năng lực sở trường chịu tránh nhiệm tuyệt đối với phần việc được giao. Cùng với đó, thường xuyên kiểm tra quá trình tiến hành của các thành viên để đảm bảo kịp tiến độ và đúng quy trình. Khi diễn ra chương trình cũng cần thường xuyên báo cáo tình hình và kết quả được giao.

Sự kiện thành công hay không nhờ vào những chuẩn bị trước đó. Thiết kế chương trình sự kiện cũng được coi là khâu quan trọng. Bạn cần tinh tế và chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị này. Nếu như phân vân không biết thiết kế chương trình sự kiện cho phù hợp, đừng ngần ngại, hãy liên hệ với Galaxy Media để được tư vấn cụ thể nhất.

Galaxy Media tự hào là một trong những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ truyền thông, quảng cáo và tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Liên hệ ngay với Galaxy Media: 0908 855 888 – 028 2211 8588

Địa chỉ: Tòa nhà An Phú Plaza, 117 – 119 Lý Chính Thắng, P.7, Q.3. TPHCM