10 điều bạn cần biết để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp (Phần 2)
Bài viết lần trước chia sẻ với bạn 5 điều để tổ chức thành công một sự kiện. Hôm nay, Galaxy Media sẽ cung cấp thêm cho bạn 5 điều nữa để sự kiện của bạn được thành công trọn vẹn nhất với mục tiêu ban đầu của công ty đề ra.
6. Tặng quà
Cung cấp cho những người tham dự sự kiện của bạn một số loại quà tặng là một cách hay để cảm ơn họ vì đã hỗ trợ bạn tại sự kiện của bạn.
Tùy thuộc vào công ty hoặc tổ chức của bạn, bạn có thể cho đi một sản phẩm hiện có mà bạn đã có hoặc tìm kiếm nhà tài trợ cho quà tặng để bạn không phải chi thêm tiền vào các mặt hàng khuyến mãi để sử dụng một lần. Nhưng đừng để cho chi phí giảm dẫn bạn lạc lối - những gì bạn cho đi phản ánh về tổ chức của bạn.
7. Hãy chuẩn bị cho các câu hỏi khó và các phương tiện truyền thông
Tại bất kỳ sự kiện nào, bạn có thể nhận được câu hỏi từ những người tham dự và thậm chí cả các phương tiện truyền thông nếu họ xuất hiện tại sự kiện của bạn.
Điều tốt nhất là cố gắng dự đoán một số câu hỏi trong số những câu hỏi này có thể là gì và chuẩn bị câu trả lời trước để bạn không bị mất cảnh giác. Đừng chỉ nghĩ về những câu hỏi liên quan đến thành tích mà mọi người có thể đã biết, hãy xem xét những câu hỏi khó khăn hơn. Chúng thường bao gồm các chủ đề như ngân sách và tài trợ, tại sao một số người có hoặc không được mời tham gia sự kiện và lịch sử của công ty hoặc tổ chức của.
Nếu phương tiện truyền thông tham dự sự kiện của bạn, hãy luôn xem xét câu chuyện bạn muốn xem là kết quả của sự kiện và trả lời các câu hỏi cho phù hợp. (Danh sách kiểm tra này giả định rằng phạm vi phủ sóng của phương tiện truyền thông không phải là mục đích chính của sự kiện của bạn.)
8. Nhân sự cho sự kiện
Bất kỳ sự kiện nào cần phải có nhân viên phù hợp, do đó bạn bắt buộc phải có nhân viên cho dịp này.
Lập lịch biểu mà mọi người cảm thấy thoải mái và thích ứng với cuộc sống cá nhân của các thành viên trong nhóm của bạn (đặc biệt nếu sự kiện của bạn diễn ra vào cuối tuần). Cách tồi tệ nhất để bắt đầu là có một sự kiện do nhân viên không hài lòng làm việc.
Bên cạnh đó, điều hành sự kiện là một trong những việc làm cần thiết. Người điều hành sự kiện là người phải có kỹ năng trong việc tổ chức cũng như giải quyết những tình huống bất ngờ xảy ra.
9. Ghi lại sự kiện của bạn
Sự kiện của bạn sẽ đươc ghi lại để nhằm cho những mục đích sau này của công ty.
Chia sẻ sự kiện thông qua trang web của bạn là một cách tuyệt vời để hiển thị tương tác cộng đồng và một khía cạnh khác cho công ty hoặc tổ chức của bạn. Điều này đòi hỏi ảnh nhưng không nhất thiết có nghĩa là thuê một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp. Nếu ngân sách của bạn cho phép, thì đó là ý tưởng tuyệt vời. Nếu không, hãy nói chuyện với nhân viên của bạn và tìm hiểu xem có ai thích chụp ảnh như một sở thích hay có khuynh hướng tự nhiên để chụp những bức ảnh tuyệt vời hay không.
Ngoài ra, việc ghi lại các trích dẫn từ những người tham dự cũng là một cách tuyệt vời để ghi lại thành công của một sự kiện. Các trích dẫn này có thể được sử dụng, một lần nữa với sự cho phép, trên trang web của bạn và trong các tài liệu tiếp thị trong tương lai, nếu có.
10. Tổng kết và đánh giá
Luôn luôn đánh giá cá nhân và đánh giá nhóm sau sự kiện. Tìm hiểu những gì đã đạt được và những gì không có trong kế hoạch sự kiện của bạn để có thể cải thiện cho sự kiện tiếp theo của mình.
Trên đây là 10 điều cần chú ý mà bạn không thể bỏ qua khi tổ chức thực hiện sự kiện nào đó. Bạn đừng bỏ qua một trong các điều trên để có được một sự kiện thành công như mục tiêu mà bạn đang hướng tới nhé!
Đến với chúng tôi- Galaxy Media sẽ mang đến cho bạn những giải pháp hữu hiệu để bạn nắm rõ được định hướng mà bạn muốn thực hiện cho sự kiện của bản thân hay của doanh nghiệp mà bạn đang làm.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ theo hotline: 0908.855.888 trong giờ hành chính hoặc theo địa chỉ: Tòa nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường 7, Quận 3 để được tư vấn cụ thể nhé!