Tổ chức sự kiện khoa học cần chuẩn bị những gì

Tổ chức sự kiện hội thảo khoa học là việc làm thường xuyên ở các viện nghiên cứu, trường đại học lớn. Đây là cuộc họp giữa những người có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm. Nhằm chia sẻ, thảo luận, bàn bạc, đưa ra ý kiến chuyên sâu về một chủ đề nhất định. Để tổ chức hội thảo khoa học thành công, bạn cần chuẩn bị chu đáo các điều sau đây.

Xác định địa điểm tổ chức sự kiện hội thảo khoa học

Tổ chức sự kiện nên chú ý về mặt địa điểm

Chủ đề hội thảo khoa học rất phong phú vì nó xoay quanh các vấn đề cuộc sống mà cuộc sống thì muôn hình muôn vẻ. Nội dung chính là yếu tố quyết định địa điểm tổ chức hội thảo khoa học và các hạng mục theo kèm.

Ví dụ như một cuộc hội thảo chuyên đề thiết bị công nghệ thì địa điểm tổ chức cần có một không gian rộng rãi để có thể trưng bày các sản phẩm công nghệ mới làm minh chứng cho lời phát biểu của các chuyên gia.

Riêng khi bạn tổ chức sự kiện hội thảo về các vấn đề đời sống thường ngày như sức khỏe, dược phẩm... Thì nên tận dụng không gian thiên nhiên ngoài trời, ngoài vườn đem lại cảm giác gần gũi, thân thiện.

Trang trí phòng hội thảo, hội nghị 

Mỗi chủ đề hội thảo, hội nghị khác nhau thif phòng hội thảo, hội nghị cũng được trang trí khác nhau nhưng đều có tiêu chí chung để trang trí. Đó chính là bám sát nội dung chương trình.

Bất kỳ hội thảo, hội nghị nào cũng cần phải có sự hiện diện của tấm bạt, phông, bìa trang trí thể hiện rõ chủ đề cuộc hội thảo, đơn vị tổ chức và các hình ảnh minh hoạ theo kèm.

Từ thiết kế chủ đạo này mà sẽ xác định màu chủ đạo và chi tiết trang trí theo kèm. Ví dụ hội thảo về sức khỏe sẽ lấy tông màu xanh lá cây làm chủ đạo. Từ đó, hoa trang trí, khăn trải bàn,… cũng sẽ lấy màu sắc này làm gốc.

Chi tiết trang trí trong hội thảo không quá rườm rà mà đem đến cho khách mời sự chuyên nghiệp, lịch sự.

Xác định khách mời tham dự sự kiện khoa học

Lên danh sách khách mời hợp lý

Đối tượng khách mời cũng quyết định phong cách trang trí hội thảo khoa học, khách mời khác nhau sẽ có phong cách trang trí khác nhau. Với mục đích tổ chức là để thảo luận, nghiên cứu. Nên đối tượng tham gia chủ yếu sẽ là tầng lớp tri thức, trung lưu hoặc học sinh, sinh viên. Là thành viên trong các cơ sở đào tạo có liên quan đến chủ đề hội nghị.

Ngoài ra các chuyên gia đầu ngành như giáo sư, tiến sĩ, thạc sỹ, nhà khoa học am hiểu về lĩnh vực này cũng được mời đến. Đây là nhóm đối tượng quan tâm nhiều đến nội dung hội thảo khoa học truyền đạt. Nhóm đối tượng này đa phần họ chú ý về mặt nội dung hơn là mặt hình thức do đó chỉ cần trang trí đơn giản. Miễn sao hội thảo mang lại sự thoải mái, lịch sự cần có.

Các trung tâm tổ chức sự kiện hay phòng hội nghị tại các trường đại học sẽ là địa điểm lý tưởng trong trường hợp này.

Chú ý chương trình buổi sự kiện

Chương trình hội thảo khoa học cần cô đọng, vắn tắt

Ngay từ đầu cần lên kịch bản tổ chức sự kiện hội thảo khoa học. Đây là một sự kiện có tính chuyên môn cao nên nội dung cần được chuẩn bị hết sức chính xác. Nội dung phải đáp ứng đúng đối tượng và nhu cầu lắng nghe của họ.

Chương trình diễn ra có nêu ý kiến, có tranh luận và đối thoại theo khuôn khổ và có thời lượng. Việc giới hạn những tranh luận lang mang, không đáng có giúp người nghe không cảm thấy mệt mỏi hay nhàm chán. Việc làm này khiến cho không khí hội thảo trở nên phấn chấn hơn.

Hội thảo khoa học là sự kiện đặc biệt, thu hút sự chú ý của giới truyền thống. Đây cũng là dịp mà các công ty có thể đánh bóng tên tuổi của mình. Nếu quý khách có nhu cầu hoặc thắc mắc trong việc tổ chức sự kiện nói chung và hội thảo khoa học nói riêng. Hãy liên hệ ngay đến galaxymedia để được tư vấn các dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp với giá cả ưu đãi nhất thị trường!

Galaxymedia chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện

Office  : 117-119 Lý Chính Thắng , phường 7, quận 3 TPHCM
Tel: 028.22118588 - Hotline: +84908855888
Web: www.galaxymedia.vn 
Email: cuongle.media@gmail.com