Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng thành công với 6 bước đơn giản

Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng là một trong những hình thức quảng bá được các doanh nghiệp, công ty lựa chọn khá nhiều hiện nay. Với những điều cần lưu ý sau đây hy vọng sẽ giúp các bạn sẽ tổ chức hội nghị khách hàng sắp tới thành công.

1. Xác định mục đích và mục tiêu của hội nghị khách hàng

Hội nghị tri ân khách hàng

Đầu tiên, bạn cần xác định mục đích chính của hội nghị khách hàng là gì để có cơ sở thiết kế nội dung và hình thức sao cho phù hợp nhất. Mục đích chính của sự kiện hội nghị khách hàng cuối năm là giới thiệu sản phẩm, tri ân khách hàng hay tổng kết cuối năm. Sau khi xác định mục đích, bạn sẽ có thể đề ra các mục tiêu mong muốn sau sự kiện. Đây sẽ là cơ sở đánh giá hiệu quả của hội nghị một cách chính xác nhất.

2. Lập danh sách khách mời

Lên danh sách và mời khách

Một trong những bước quan trọng trong việc tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng đó là lập danh sách khách mời. Dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ thống kê toàn bộ khách hàng của doanh nghiệp, từ đó lên danh sách khách mời đầy đủ nhất căn cứ trên những thông tin cần thiết. Sau khi đã có danh sách khách mời, doanh nghiệp sẽ bắt đầu gửi thư mời trước thời gian tổ chức.

3. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị tại sảnh lớn

Thời gian của hội nghị cần đảm bảo không chệch với lịch trình của doanh nghiệp cũng như đại đa số khách mời để đảm bảo sự kiện diễn ra với sự góp mặt của đầy đủ khách mời. Bên cạnh đó, địa điểm cũng là một yếu tố quan trọng góp phần tạo nên sự thành công cho hội nghị khách hàng. Tùy thuộc vào danh sách khách mời cũng như thời gian tổ chức đã xác định, dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ đề xuất địa điểm tổ chức phù hợp. 

Những địa điểm tổ chức được ưa chuộng có thể kể đến là các phòng hội nghị ở các khách sạn hoặc các trung tâm hội nghị chuyên nghiệp. Những địa điểm này ngoài cơ sở vật chất tiện nghi được đảm bảo thì nó còn có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm.

4. Vạch ra ý tưởng và kịch bản hội nghị

Ý tưởng và kịch bản của hội nghị cần được xây dựng sát với mục đích cũng như phù hợp chủ đề cụ thể. Việc lên ý tưởng và kịch bản không chỉ giúp hội nghị diễn ra một cách suôn sẻ, thuận lợi nhất mà còn góp phần thu hút khách hàng ở lại với sự kiện đến phút cuối. Thông thường, việc lên ý tưởng và kịch bản sẽ được các doanh nghiệp giao cho các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để giúp hội nghị trở nên mới lạ, thu hút và chuyên nghiệp hơn.

5. Kiểm tra một lần cuối trước khi hội nghị diễn ra

Bạn cần lập 1 hệ thống tất cả các công việc chuẩn bị cho hội nghị để kiểm tra kỹ lưỡng và cẩn thận nhất. Người kiểm tra chỉ cần căn cứ vào các hạng mục này mà kiểm tra sẽ giúp người tổ chức tiết kiệm được thời gian cũng như theo dõi kịp tiến độ chuẩn bị hội nghị và đảm bảo chất lượng công việc. Bên cạnh đó, kiểm tra các công việc còn giúp bạn dự phòng cho những trường hợp xấu xảy ra và có giải pháp xử lý kịp thời.

6. Kết thúc chương trình

Sau khi chương trình kết thúc, lễ tân tặng quà và tiễn khách ra về.

Galaxymedia là đơn vị hoạt động lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đã và đang tạo dựng được chỗ đứng trên thị trường.

Với khả năng thiết kế chương trình chuyên nghiệp, bố trí từng khâu, từng phần chặt chẽ, galaxymedia tự tin sẽ làm hài lòng mọi đối tượng khách hàng, góp phần đồng hành cùng doanh nghiệp quảng bá những giá trị cốt lõi trong hoạt động kinh doanh.

Nếu quý khách có nhu cầu hoặc thắc mắc trong việc tổ chức sự kiện nói chung và hội nghị khách hàng nói riêng. Hãy liên hệ ngay đến galaxymedia để được tư vấn các dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp với giá cả ưu đãi nhất thị trường!

Galaxymedia chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện

Office  : 117-119 Lý Chính Thắng , phường 7, quận 3 TPHCM
Tel: 028.22118588 - Hotline: +84908855888
Web: www.galaxymedia.vn 
Email: cuongle.media@gmail.com