10 mẹo bạn nên biết để điều hành sự kiện thành công
Bài viết dưới đây chia sẻ cho bạn 10 mẹo hàng đầu để quản lý sự kiện thành công giúp bạn nắm vững lập kế hoạch cho sự kiện một cách hiệu quả.
1. Bắt đầu sớm (Begin Early)
Nghe tưởng chừng vô lý nhưng lại không phải vậy. Bắt đầu lập kế hoạch càng sớm càng tốt. Nếu như sự kiện của bạn là một sự kiện lớn, bạn nên bắt đầu lập kế hoạch thực tế từ bốn đến sáu tháng trước. Các sự kiện nhỏ hơn cần ít nhất một tháng để lên kế hoạch.
Để duy trì hoạt động cuối cùng cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, hãy cố gắng đảm bảo rằng tất cả các hợp đồng của nhà cung cấp được hoàn thành một vài tuần trước sự kiện.
2. Luôn linh hoạt (Remain Flexible)
Trong quá trình lập kế hoạch sự kiện, mọi thứ sẽ thay đổi. Cho dù đó là thời gian sự kiện, địa điểm hay thậm chí loại sự kiện bạn đang lưu trữ, bạn cần đảm bảo rằng luôn liên tục mà không bị gián đoạn bởi yếu tố nào .
3. Thương lượng (Negotiate)
Hãy nhớ rằng với mọi sự kiện sẽ có chi phí không lường trước được, vì vậy hãy cố gắng thương lượng với mức giá thấp nhất có thể. Xác định ngân sách của bạn trước khi gặp một nhà cung cấp, và đề nghị trả thấp hơn 5-10% so với con số này.
Nhà cung cấp của bạn có thể đấu tranh, nhưng cuối cùng họ muốn giành được quyền quản lý kinh doanh của bạn.
4. Phân công công việc (Assign Responsibilities)
Giao việc cho từng nhân viên như kế hoạch đã lên sẵn (ví dụ: đăng ký, phục vụ, vận chuyển) và chỉ định một phần cho từng thành viên trong nhóm của bạn. Vì họ hoàn toàn chịu trách nhiệm về phần riêng của họ nên họ sẽ được chú ý nhiều hơn vào những thay đổi chi tiết nhỏ.
5. Tạo nhóm làm việc (Create a Shared Document)
Để giữ cho mọi người trên cùng một trang, hãy tạo một group riêng hướng dẫn chi tiết mọi thứ để làm với sự kiện, bao gồm hợp đồng nhà cung cấp, thông tin người tham dự và sơ đồ tầng. Với tài liệu được chia sẻ, mọi người có thể tham khảo lại nếu họ không chắc chắn và toàn bộ nhóm của bạn có thể phát hiện ra nếu có điều gì đó không đúng chỗ.
6. Có kế hoạch dự phòng (Have a Backup Plan)
Việc lên chương trình thiết kế sự kiện thì việc gặp rủi ro là điều không tránh được. Nếu một số vấn đề phát sinh trong tương lai, hãy phân loại chúng và quyết định xem có thể tìm thấy giải pháp thay thế hay không hoặc liệu nó có bị cắt hoàn toàn khỏi sự kiện hay không.
7. Thử nghiệm (Do a Run Through)
Khoảng hai tuần trước sự kiện, hãy tiến hành thử nghiệm sự kiện đã lên. Tổ chức từ việc thiết lập ban đầu đến quá trình theo dõi, đánh giá. Khi đó bạn sẽ nhìn được những mặt yếu kém trong kế hoạch, và bạn sẽ có thời gian để sửa chúng.
8. Chụp ảnh mọi thứ (Photograph Everything)
Hình ảnh thực tế là một cách tuyệt vời để chứng minh sự thành công của sự kiện của bạn. Thường thì công ty sẽ thuê riêng một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp. Những bức ảnh liên quan đến sự kiện đang diễn ra sẽ là minh chứng cho sự phát triển thành công của kế hoạch.
9. Liên kết trực tuyến (Get Online)
Một sự kiện hoàn hảo còn là sự hiện diện của chúng trên phương tiện truyền thông xã hội. Bạn có thể tạo một sự kiện trên Facebook và khuyến khích người theo dõi gắn thẻ sự kiện trong các bài đăng có liên quan. Tải lên ảnh của bạn sau khi sự kiện kết thúc và tích cực khuyến khích người dùng tự gắn thẻ.
10. Theo dõi ngay lập tức (Follow-up Immediately)
Khi sự kiện kết thúc, điều quan trọng là chủ động theo dõi những người tham dự, có thể là qua email hoặc trên phương tiện truyền thông xã hội, để chứng minh sự thành công của sự kiện.
Đọc đến đây chắc hẳn bạn đã nắm được bí quyết để điều hành như nào để một sự kiện thành công rồi chứ.
Galaxy Media sẽ cung cấp cho bạn những dịch vụ về thiết kế, tổ chức sự kiện chất lượng phù hợp với công ty bạn nhằm mang lại cho công ty một sự kiện đáng nhớ và hiệu quả.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ theo hotline: 0908.855.888 trong giờ hành chính hoặc theo địa chỉ: Tòa nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường 7, Quận 3 để được tư vấn cụ thể nhé!