10 mẹo bạn nên biết để điều hành sự kiện thành công

 

Bài viết dưới đây chia sẻ cho bạn 10 mẹo hàng đầu để quản lý sự kiện thành công giúp bạn nắm vững lập kế hoạch cho sự kiện một cách hiệu quả.

1. Bắt đầu sớm (Begin Early)

Nghe tưởng chừng vô lý nhưng lại không phải vậy. Bắt đầu lập kế hoạch càng sớm càng tốt. Nếu như sự kiện của bạn là một sự kiện lớn, bạn nên bắt đầu lập kế hoạch thực tế từ bốn đến sáu tháng trước. Các sự kiện nhỏ hơn cần ít nhất một tháng để lên kế hoạch.

dieu hanh su kien

Để duy trì hoạt động cuối cùng cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, hãy cố gắng đảm bảo rằng tất cả các hợp đồng của nhà cung cấp được hoàn thành một vài tuần trước sự kiện.

2. Luôn linh hoạt (Remain Flexible)

Trong quá trình lập kế hoạch sự kiện, mọi thứ sẽ thay đổi. Cho dù đó là thời gian sự kiện, địa điểm hay thậm chí loại sự kiện bạn đang lưu trữ, bạn cần đảm bảo rằng luôn liên tục mà không bị gián đoạn bởi yếu tố nào .

3. Thương lượng (Negotiate)

Hãy nhớ rằng với mọi sự kiện sẽ có chi phí không lường trước được, vì vậy hãy cố gắng thương lượng với mức giá thấp nhất có thể. Xác định ngân sách của bạn trước khi gặp một nhà cung cấp, và đề nghị trả thấp hơn 5-10% so với con số này.

dieu hanh su kien

Nhà cung cấp của bạn có thể đấu tranh, nhưng cuối cùng họ muốn giành được quyền quản lý kinh doanh của bạn.

4. Phân công công việc (Assign Responsibilities)

Giao việc cho từng nhân viên như kế hoạch đã lên sẵn (ví dụ: đăng ký, phục vụ, vận chuyển) và chỉ định một phần cho từng thành viên trong nhóm của bạn. Vì họ hoàn toàn chịu trách nhiệm về phần riêng của họ nên họ sẽ được chú ý nhiều hơn vào những thay đổi chi tiết nhỏ.

5. Tạo nhóm làm việc (Create a Shared Document)

Để giữ cho mọi người trên cùng một trang, hãy tạo một group riêng hướng dẫn chi tiết mọi thứ để làm với sự kiện, bao gồm hợp đồng nhà cung cấp, thông tin người tham dự và sơ đồ tầng. Với tài liệu được chia sẻ, mọi người có thể tham khảo lại nếu họ không chắc chắn và toàn bộ nhóm của bạn có thể phát hiện ra nếu có điều gì đó không đúng chỗ.

nhom lam viec

6. Có kế hoạch dự phòng (Have a Backup Plan)

Việc lên chương trình thiết kế sự kiện thì việc gặp rủi ro là điều không tránh được. Nếu một số vấn đề phát sinh trong tương lai, hãy phân loại chúng và quyết định xem có thể tìm thấy giải pháp thay thế hay không hoặc liệu nó có bị cắt hoàn toàn khỏi sự kiện hay không.

7. Thử nghiệm (Do a Run Through)

Khoảng hai tuần trước sự kiện, hãy tiến hành thử nghiệm sự kiện đã lên. Tổ chức từ việc thiết lập ban đầu đến quá trình theo dõi, đánh giá. Khi đó bạn sẽ nhìn được những mặt yếu kém trong kế hoạch, và bạn sẽ có thời gian để sửa chúng.

dieu hanh su kien 4

8. Chụp ảnh mọi thứ (Photograph Everything)

Hình ảnh thực tế là một cách tuyệt vời để chứng minh sự thành công của sự kiện của bạn. Thường thì công ty sẽ thuê riêng một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp. Những bức ảnh liên quan đến sự kiện đang diễn ra sẽ là minh chứng cho sự phát triển thành công của kế hoạch.

9. Liên kết trực tuyến (Get Online)

Một sự kiện hoàn hảo còn là sự hiện diện của chúng trên phương tiện truyền thông xã hội. Bạn có thể tạo một sự kiện trên Facebook và khuyến khích người theo dõi gắn thẻ sự kiện trong các bài đăng có liên quan. Tải lên ảnh của bạn sau khi sự kiện kết thúc và tích cực khuyến khích người dùng tự gắn thẻ.

10. Theo dõi ngay lập tức (Follow-up Immediately)

Khi sự kiện kết thúc, điều quan trọng là chủ động theo dõi những người tham dự, có thể là qua email hoặc trên phương tiện truyền thông xã hội, để chứng minh sự thành công của sự kiện.

dieu hanh su kien

Đọc đến đây chắc hẳn bạn đã nắm được bí quyết để điều hành như nào để một sự kiện thành công rồi chứ.

Galaxy Media sẽ cung cấp cho bạn những dịch vụ về thiết kế, tổ chức sự kiện chất lượng phù hợp với công ty bạn nhằm mang lại cho công ty một sự kiện đáng nhớ và hiệu quả.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ theo hotline: 0908.855.888 trong giờ hành chính hoặc theo địa chỉ: Tòa nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường 7, Quận 3 để được tư vấn cụ thể nhé!

Tin tức liên quan

Sự kiện được tổ chức thành công luôn là thời khắc thương hiệu của bạn được tỏa sáng. Việc chọn một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giúp bạn làm được điều đó. Dưới đây, chúng tôi tiết lộ cho bạn mẹo chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TpHCM hữu hiệu nhất. Đó là những yếu tố mà một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần đảm bảo.

Chi tiết

Tổ chức sự kiện là một ngành có sức hút to lớn đối với những ai đam mêm sáng tạo và các công việc liên quan đến truyền thông. Tuy nhiên, khi tổ chức sự kiện, đặc biệt là tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chắc chắn không tránh khỏi các rủi ro. Lường trước được các rủi ro sẽ giúp cho bạn có các phương án dự phòng phù hợp. Vậy những rủi ro đó là gì, nó ảnh hưởng thế nào khi sự kiện đang diễn ra, cùng tìm hiểu qua các thông tin dưới đây.

Chi tiết

Tổ chức sự kiện đang là xu hướng của các doanh nghiệp muốn quảng bá thương hiệu của mình. Sự kiện thành công khi để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách hàng và khắc họa chân thực hình ảnh công ty. Galaxy Media sẽ bật mí cho bạn những nhân tố làm nên thành công khi tổ chức sự kiện.

Chi tiết

Tổ chức sự kiện đang trở thành xu thế của các doanh nghiệp muốn quảng bá thương hiệu. Dịch vụ tổ chức sự kiện vì thế mà trở thành một trong những ngành hot nhất Việt Nam hiện nay. Nhưng không phải công ty nào cũng đáp ứng đầy đủ yêu cầu của một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vậy dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần đảm bảo những yếu tố nào?

Chi tiết

Để sự kiện đi tới thành công cần có một kịch bản chi tiết, rõ ràng cho xuất quá trình từ khâu chuẩn bị cho đến nghiệm thu. Các chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện đã đưa ra 9 bước lập kế hoạch sự kiện cần thiết. Cùng Galaxy Media tìm hiểu 9 bước quan trọng để tổ chức sự kiện thành công nhé.

Chi tiết

Sân khấu luôn nắm giữ một vị trí trọng yếu trong bất kì sự kiện nào. Mặc dù có nhiều yếu tố tạo nên sự thành công của một sự kiện nhưng thiết kế sân khấu với cách bài trí phù hợp, thu hút ánh nhìn sẽ góp phần to lớn tạo ấn tượng tốt đến với khán giả. Trong tổ chức sự kiện nói chung và thiết kế sân khấu nói riêng, luôn có những quy tắc nhất định. Cùng tìm hiểu những quy tắc này để đem đến một sân khấu mãn nhãn nhất cho khán giả.

Chi tiết

©2018 - GALAXY MEDIA. Powed by teambaphai
0908.855.888