Bí quyết thành công với nghề tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện (Event) là một nghề không còn quá xa lạ hiện nay. Bên cạnh những căng thẳng, thách thức với cường độ làm việc cao thì cũng phải thừa nhận đây là một nghề rất năng động, đầy sáng tạo và nhiều cơ hội cho những bạn trẻ tham gia. Khi một sự kiện diễn ra thành công thì đấy là thành quả từu một quá trình làm việc chuyên nghiệp, khoa học, sự phối hợp chặt chẽ của cả một hệ thống và đam mê cũng như nhiệt huyết của những người làm tổ chức sự kiện.

Mỗi năm, có tới cả ngàn hoạt động, sự kiện được tổ chức ở trên toàn thế giới. Từ những sự kiện tầm cỡ cho đến những hoạt động quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp... đều là thành quả tâm huyết và miệt mài của những người làm công việc trên.

Nếu bạn đang có ý định tìm hiểu về nghề tổ chức sự kiện, hay đơn giản chỉ là việc truyền cảm hứng từ những người làm sự kiện lành nghề tâm huyết nhất với các kỹ năng cần có của một người làm sự kiện, thì bài viết “Bí quyết để thành công với nghề tổ chức sự kiện” chính là dành cho bạn.

Tổ chức sự kiện, một nghề cần có kỹ năng "đa chiều"

Nhiều ý kiến cho rằng làm tổ chức sự kiện thì ý tưởng (ideas) là yếu tố quan trọng nhất. Thế nhưng, theo như một vị CEO có thâm niên trong nghề chia sẻ thì: bên cạnh yếu tố sáng tạo, một người giỏi về tổ chức sự kiện trước tiên phải là người tỉ mẩn, chu đáo, chăm chút tới từng chi tiết và tính cầu toàn của bản thân. Đó chính là biểu hiện của sự chuyên nghiệp.

Để định hướng trở thành một Chuyên gia trong lĩnh vực Tổ chức Sự kiện, bạn cần phải nắm rõ các nguyên tắc sau:

1. Đánh giá đúng về khả năng của bản thân

Đúng vậy, “biết mình là ai?”, tự hỏi xem bản thân bạn có những kỹ năng gì? Kỹ năng nào đã hoàn thiện hay cần trau dồi, học hỏi thêm kỹ năng nào?... Bạn hãy tự đánh giá kỹ năng nào mình có có thể hỗ trợ cho công việc trở thành người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Kỹ năng để làm sự kiện thì nhiều vô kể và bạn nên trau dồi thường xuyên trong suốt khoảng thời gian làm nghề. Bên cạnh những kỹ năng, thì tố chất của công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi một khả năng sắp xếp quản lý thời gian tốt, óc tổ chức nhạy bén, trí tưởng tượng phong phú, giao tiếp linh hoạt, phản xạ cao trong những tình huống bất ngờ.

Bạn nên sớm hiểu rằng kinh nghiệm thôi chưa bao giờ là đủ. Kinh nghiệm có thể đến từ mọi nơi, mọi lúc (từ các nguồn tư liệu sách vở, internet, lớp học ngoài giờ…), nhưng để sống sót trong nghề bạn nên quan sát kinh nghiệm từ những người đi trước. Hõ sẽ là nguồn tư liệu sống động nhất khi vẽ bức tranh về tổ chức sự kiện.

2. Sáng tạo trong tổ chức sự kiện

Ở tất cả các khâu hoạt động của nghề làm sự kiện (chọn địa điểm, thiết kế, trang trí, lên kịch bản, thứ tự tiết mục biểu diễn... ý tưởng truyền đạt nội dung...) thì sáng tạo đóng một vai trò quan trọng.

Vậy làm thế nào để sáng tạo, có được cảm hứng tốt để làm nên một sự kiện đặc sắc?

Nếu như bạn không nằm trong số những người có khả năng trời phú thì cũng đừng quá lo lắng vì sáng tạo bạn hoàn toàn tự rèn luyện, trau dồi được bằng cách quan sát, ghi nhận mọi diễn biến xảy ra xung quanh mình. Ý tưởng hay có thể bắt nguồn từ chính những điều nhỏ bé nhất của cuộc sống.

Ý tưởng để tổ chức sự kiện có thể khởi nguồn từ những lần quan sát sự kiện từ các công ty khác hay những chuyến du lịch bạn đã tham gia. Nếu như bạn biết được “90% ý tưởng được nảy sinh từ việc “học hỏi” và xào nấu lại mà ra” thì bạn có thể kết hợp đưa ra được rất nhiều ý tưởng cho bản thân mình.

Ngoài ra, bạn còn có thể đến các khóa học, tham gia các buổi hội thảo, workshop chia sẻ kinh nghiệm... để học được những thông tin mới nhất trong lĩnh vực này.

3. Lên kịch bản

Viết kịch bản là một công việc thường xuyên phải làm của người tổ chức sự kiện. Để có một kịch bản tốt, người viết cần có sự sáng tạo, đầu óc tư duy để biến những ý tưởng hiện thực thành câu chữ sống động, bao quát đầy đủ và sắp xếp có kế hoạch.

Bạn có thể rèn luyện kỹ năng này bằng cách tập viết mỗi ngày, viết ra giấy công việc cần làm cho bản thân, đọc sách, hay trò chuyện với người có khả năng giao tiếp tốt để cải thiện khả viết và diễn đạt của bản thân.

4. Kỹ năng viết Proposal

Một Proposal (bản đề nghị) hay và thu hút phụ thuộc vào độ thực tế và tính thuyết phục của dự án team bạn muốn thực hiện. Bạn cần trình bày được vấn đề để người đọc hình dung tổng quan nhất về sự kiện sắp diễn ra. Chú ý, tuyệt đối không được làm người đọc bị rối trí vì những ý tưởng chồng chéo, không có đầu đuôi mà phải sắp xếp sao cho dễ hình dung.

Nội dung của bản proposal cần ngắn gọn, súc tích, không nên nói dông dài vì có thể người đọc sẽ đọc lướt proposal của bạn và bỏ qua những ý tưởng chủ chốt. Văn phong hay, chuẩn sẽ quyết định rất nhiều đến sự chuyên nghiệp của 1 proposal.

5. Kỹ năng lên Check-list sự kiện

Bạn đã nghe qua “Event Logistics - người "nâng khăn sửa túi" cho Event”.

Có thể khẳng định,  check-list không có bất kỳ khuôn mẫu nào cả, bạn phải dựa hoàn toàn vào kỹ năng làm việc của bản thân, phải làm nhiều để thành thạo hơn.

Song hãy lưu ý, tố chất rất cần để thực hiện tốt check-list cho sự kiện chính là sự tỉ mỉ, chu đáo, cẩn thận và chuyên nghiệp từ sự quan sát của bản thân.

6. Xin giấy phép tổ chức, tìm đối tác cung cấp (suppliers)

Đối với việc xin giấy phép để tổ chức Sự kiện, trước tiên bạn nên hiểu biết về một số điều luật cơ bản. Sau đó, hãy tham khảo và hỏi thăm từ những người có kinh nghiệm trong việc làm việc với các cơ quan hành chính.

Về phía nhà cung cấp, hãy chọn những nhà cung cấp hiệu quả, thử liên lạc với một vài bên trước khi đưa ra quyết định chọn đâu là nhà cung cấp chính thức.

Hãy lưu ý một số vấn đề khi làm việc với các đối tác cung cấp như:

• Yêu cầu đưa ra từ phía bạn nên rõ ràng.
• Đề nghị đối tác chứng minh năng lực/ đưa ra những kết quả cụ thể.
• Lập hợp đồng với những điều khoản chặt chẽ.
• Dự trù phương án backup riêng.

Quan trọng nhất khi làm việc với các đối tác là bạn nên tôn trọng đối tác mình lựa chọn, tin tưởn họ nhưng cũng cần sự vừa cứng rắn hay mềm mỏng đúng lúc để đảm bảo tiến độ và môi trường làm việc diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp.

Bên cạnh những nguyên tắc về công việc tổ chức sự kiện cần lưu ý, bạn cũng chú ý thêm việc triển khai, giám sát thực hiện các hoạt động chuẩn bị (tiền trạm...); quản lý tài chính; hoạch định và quản lý mọi tình huống rủi ro có thể xảy ra để phòng ngừa tốt.

Bạn có thể tìm hiểu thêm những kỹ năng về nghề tổ chức sự kiện, cùng các hoạt động liên quan tại Galaxy Media – đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệm hàng đầu tại Việt Nam.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ theo Hotline: 0908.855.888

Địa chỉ văn phòng: Tòa nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường 7, Quận 3, Tp. HCM.