Các bước chuẩn bị tổ chức sự kiện Tp. HCM thành công nhất

Tổ chức sự kiện tp. HCM là chương trình quảng cáo, PR sản phẩm và thương hiệu hiệu quả mà các công ty, doanh nghiệp thường áp dụng. Tại Hồ Chí Minh có rất nhiều công ty chuyên tổ chức sự kiện, và để chọn được một công ty tổ chức sự kiện tp HCM tốt nhất cũng như tạo điều kiện hoàn hảo nhất cho sự thành công của sự kiện, bạn nên tham khảo những bước chuẩn bị cơ bản dưới đây.

1. Xác định mục tiêu quảng bá

Để chuẩn bị cho công tác tổ chức sự kiện tp. HCM, điều quan trọng đầu tiên là phải xác định được mục tiêu của mình cũng như xác định xem bạn mong muốn điều gì khi tổ chức sự kiện. Bạn tổ chức sự kiện dạng hội thảo, triễn lãm, hội chợ, hay là buổi ra mắt sản phẩm mới, hay lễ khai trương khởi công, hay là sự kiện dạng văn hóa văn nghệ…

Mỗi loại hình tổ chức sự kiện sẽ có những đặc thù không giống nhau, yêu cầu và cách tổ chức, cách trang trí cũng khác biệt. Do đó chỉ khi xác định rõ mục tiêu, thì bạn mới có thể trình bày rõ ràng với bên công ty tổ chức sự kiện tp. HCM. Từ đó phía đối tác mới có thể dễ dàng tư vấn cũng như đưa ra các gói dịch vụ phù hợp để bạn chọn.

2. Cân nhắc mức tài chính

Tài chính là phần khá quan trọng khi bạn muốn tổ chức sự kiện tp. HCM. Tại mỗi địa điểm tổ chức sự kiện sẽ có các mức chi phí khác nhau, và các dịch vụ đi kèm cũng quyết định không nhỏ đến tài chính của công ty. Hãy đưa ra một mức ngân sách phù hợp với nhu cầu của bạn, và bên dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn cân nhắc chọn lựa những hình thức tổ chức phù hợp.

Quy mô của sự kiện càng lớn thì kinh phí tổ chức càng nhiều. Nếu sự kiện được tổ chức ngay chính công ty, doanh nghiệp của bạn mà không cần phải thuê địa điểm thì chắc chắn mức chi phí sẽ được giảm đáng kể. Do đó hãy suy nghĩ xem bạn thực sự muốn khuếch trương sự kiện của mình ở mức độ nào nhé.

3. Tìm hiểu các công ty tổ chức sự kiện tp. HCM

Bước tiếp theo để có thể dễ dàng làm việc với các công ty tổ chức sự kiện tp. HCM chính là tự bản thân bạn phải có được những am hiểu nhất định về một vài công ty tổ chức sự kiện uy tín trên địa bàn. Tìm hiểu về dịch vụ của các đơn vị đó, xem qua những sự kiện họ đã tổ chức, cân nhắc mức giá bình quân của họ….là những việc làm cần thiết để bạn có thể chắc chắn rằng mình có thể an tâm thuê dịch vụ tổ chức sự kiện đó.

Thay vì liên lạc đến chục đơn vị tổ chức sự kiện để trình bày từng ấy lần yêu cầu của mình, bạn hãy tìm hiểu và lọc ra đơn vị tốt nhất, như là: Galaxy Media- chuyên tổ chức và cho thuê thiết bị sự kiện.

4. Soạn thảo hợp đồng dịch vụ

Để thuận tiện cho công việc cũng như tránh những rắc rối nảy sinh trong quá trình hợp tác, tốt nhất những thỏa thuận về tổ chức sự kiện nên được thể hiện bằng văn bản, cụ thể là hợp đồng công chứng giữa 2 bên. Có những công ty, doanh nghiệp tổ chức sự kiện tp. HCM với quy mô lớn, chi phí có thể lên đến hàng tỉ đồng, thì vấn đề hợp đồng dịch vụ càng cần phải lưu tâm.

Những yêu cầu cụ thể trong hợp đồng dịch vụ:

• Đơn giản, ngôn ngữ dễ hiểu
• Thể hiện đúng những yêu cầu của bạn
• Ý tưởng, chủ đề, kịch bản chi tiết cần được hoạch định rõ
• Nêu rõ phần nghĩa vụ, trách nhiệm  của từng bên với các vấn đề như: MC, ca sĩ, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, tờ rơi, băng rôn, giấy mời….
• Ai sẽ là người xin phép cơ quan chức năng tổ chức sự kiện (nếu có)
• Chi phí và các đợt thanh toán cụ thể
• Điều khoản đền bù hợp đồng…

Hợp đồng tổ chức sự kiện tp. HCM càng chi tiết thì càng thuận lợi trong công việc, không chỉ tránh được những phát sinh về sau mà còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả hai bên.

5. Chuẩn bị các khâu hậu cần khác

Sau khi đã đạt được các vấn đề về tổ chức sự kiện với bên công ty dịch vụ rồi, bạn cần nhanh chóng triển khai và thực hiện những phần công việc của mình để đảm bảo sự thành công tốt đẹp của sự kiện. Đó có thể là các công tác về khách mời, chuẩn bị băng rôn sự kiện, các công tác quảng bá và truyền thông để mọi người biết đến sự kiện của bạn.

Hy vọng với những chia sẻ trên đây, các doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện tp. HCM sẽ bớt lúng túng và có thể dễ dàng tạo được một sự kiện ấn tượng cho doanh nghiệp của mình.

Có thể bạn quan tâm: CHỌN DỊCH VỤ CHO THUÊ ÂM THANH ÁNH SÁNG CHO HỘI THẢO THẾ NÀO