Chuẩn bị tổ chức sự kiện họp báo cần những gì?

Họp báo là một thuật ngữ chuyên ngành, được hiểu là buổi họp có các nhà báo được mời và các khách mời có nội dung liên quan đến chủ đề cuộc họp để cùng đưa ra những câu hỏi, giải trình hay những tuyên bố trước công chúng về một chủ đề hoặc một sự việc quan trọng nào đó được diễn ra. Mục đích chính của họp báo là giải đáp những thắc mắc của công chúng về chủ đề đó và đưa ra thông tin chính xác hướng đến đối tượng công chúng, khách hàng. Để tổ chức sự kiện họp báo, cần phải chuẩn bị thật kĩ để đạt được thành công và mục đích của sự kiện được tổ chức.

Thứ nhất: Nội dung họp báo là gì?

Bạn nên nhớ rằng, nhà báo đến với bạn để lấy thông tin. Vì thế, buổi họp báo của bạn càng có nhiều thông tin mà báo chí đang “them khát” thì buổi họp báo ấy càng có giá trị. Đương nhiên, với vai trò là người cung cấp thông tin, bạn nên đảm bảo rằng việc cung cấp thông tin cho sự kiện cần được đảm bảo là thông tin chính xác nhất và rõ ràng nhất.

tổ chức sự kiện họp báo

Bạn cũng nên tham khảo thái độ, mức độ quan tâm của báo chí đối với nội dung họp báo chuẩn bị diễn ra. Nếu như nội dung họp báo của bạn chẳng có gì đặc sắc hay hấp dẫn giới báo chí thì bạn cũng nên nhìn lại sự kiện họp báo mà mình định tổ chức vì sẽ rất khó khăn trong việc mời nhà báo đến đưa tin đấy!

Thứ hai: Quy trình mời khách ( báo chí, phóng viên)

Vì tất cả những khách đến tham dự đều là những người có liên quan đến các cơ quan báo chí, truyền thông và có tầm quan trọng, ảnh hưởng lớn nên bạn cần sự nghiêm túc, trang trọng và chân thành để cs thể mời được họ đến tham gia. Bạn nên chủ động Email, điện thoại, gửi thiệp mời trực tiếp một cách trang trọng để bày tỏ thiện ý. Khi mời bạn không nên quên các thông tin quan trọng như nội dung, địa điểm, thời gian, những nhân vật tham gia họp báo để tăng sự quan tâm, hứng thú của báo chí đến sự kiện của mình

Thứ ba: Chuẩn bị địa điểm họp báo

Một trong những điều kiện bắt buộc cho buổi họp báo là cần đảm bảo những điều kiện tác nghiệp cho phóng viên. Vì vậy, khi lựa chọn địa điểm họp báo bạn cũng cần cân nhắc các yếu tố này để đảm bảo được tính thành công cho sự kiện họp báo. Các yếu tố về âm thanh, ánh sáng khi tổ chức sự kiện họp báo cần được đảm bảo thực hiện rất kĩ càng và chỉn chu.

tổ chức sự kiện họp báo

Đặc biệt, các đồ dùng, vật dụng cần thiết cho buổi họp báo cũng cần được lên danh sách để chuẩn bị và setup chu đáo như: bục phát biểu, bàn ghế, micro, máy chiếu…

Tất cả những chi tiết chuẩn bị từ nhỏ bé, chi li nhất đều được chỉn chu từng chút một sẽ thể hiện được tính chuyên nghiệp của bạn khi tổ chức sư kiện họp báo.

Thứ tư: Cần chuẩn bị tư liệu cho buổi họp báo

Tổ chức sự kiện họp báo cũng không thể thiếu được hệ thống tư liệu. Tư liệu cho buổi họp có thể là hình ảnh, âm thanh, file mềm, …. Việc chuẩn bị tư liệu nhằm mục đích cung cấp đầy đủ thông tin và tính xác thực cho thông tin được cung cấp cũng là điều cần chuẩn bị chu đáo cho sự kiện được tổ chức. Bạn cũng nên chuẩn bị trước những tài liệu này dành cho báo chí và phóng viên, nhà báo để họ có thể làm tư liệu sau khi cuộc họp báo kết thúc.

Thứ năm: Thảo luận chủ đề trước với MC và người tham gia diễn thuyết

Điều này thực sự cần thiết để làm nên tính thống nhất và đảm bảo sự kiện họp báo được tổ chức được vận hành đi đúng hướng. Bạn cũng nên thảo luận trước để nội dung họp báo sẽ được kiểm soát đúng theo ý đồ của ban tổ chức.

Mc của sự kiện họp báo cũng cần đươc lựa chọn cẩn thận và kĩ càng. Cần đảm bảo các yêu cầu về nói rành mạch, dễ nghe, đúng nội dung được chuẩn bị.

Tổ chức sự kiện họp báo cần rất nhiều vấn đề quan tâm và chuẩn bị. Để tổ chức sự kiện họp báo thành công, bạn có thể tham khảo dịch vụ tổ chức sư kiện chuyên nghiệp tại Galaxy Media nhé!

Office 1 : 48 Hoàng Diệu, Ward 12, Dicst 4, HCM City
Office 2 : 117-119 Lý Chính Thắng , phường 7, quận 3 TPHCM
Tel: (84- 8).22118588 - Hotline: 0908855888
Web: www.galaxymedia.vn - www.galaxy.net.vn Email: info@galaxymedia.vn

Tin tức liên quan

Nếu bạn đang chuẩn bị tổ chức sự kiện họp báo thì danh sách những việc cần phải chuẩn bị dưới đây sẽ giúp cho bạn có thể tổ chức được một sự kiện họp báo thành công và mang lại hiệu quả cao nhất.

Chi tiết

Những yếu tố để tổ chức sự kiện thành công? Bạn có muốn tổ chức sự kiện được thành công như ý muốn không?

Chi tiết

Tổ chức sự kiện tp. HCM là chương trình quảng cáo, PR sản phẩm và thương hiệu hiệu quả mà các công ty, doanh nghiệp thường áp dụng.

Chi tiết

Tổ chức event chính là công việc góp phần đánh bóng được tên tuổi, thương hiệu cùng với sản phẩm của công ty thông quá các sự kiện, event.

Chi tiết

Việc chọn lựa một dịch vụ cung cấp thiết bị tổ chức sự kiện là điều hết sức quan trọng. Dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ đến các bạn những kinh nghiệm hữu ích để chọn lựa được dịch vụ uy tín.

Chi tiết

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bao gồm những thành phần nào? và đối với một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp họ sẽ cần những yếu tố ra sao?

Chi tiết

©2018 - GALAXY MEDIA. Powed by teambaphai
0908.855.888