Hướng dẫn chi tiết 9 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Để sự kiện đi tới thành công cần có một kịch bản chi tiết, rõ ràng cho xuất quá trình từ khâu chuẩn bị cho đến nghiệm thu. Các chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện đã đưa ra 9 bước lập kế hoạch sự kiện cần thiết. Cùng Galaxy Media tìm hiểu 9 bước quan trọng để tổ chức sự kiện thành công nhé.

Bước 1. Xác định mục đích và mục tiêu tổ chức sự kiện

Đầu tiên, bạn cần xác định mục đích cũng như mục tiêu tổ chức sự kiện của mình là gì. Là để quảng bá hình ảnh công ty, hay đó là buổi ra mắt sản phẩm mới. Hay đơn giản, đó chỉ là một sư kiện nhỏ nhằm kết nối giữa nhân viên với lãnh đạo?

Từ mục đích tổ chức, bạn sẽ xác định được quy mô của sự kiện. Số lượng khách mời nhiều hay ít, cần bao nhiêu phóng viên, quảng bá rộng rãi như thế nào. Và mục tiêu mà bạn muốn đạt được khi sự kiện được tổ chức là gì? Đó là điều đầu tiên bạn phải xác nhận khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện.

Bước 2: Xác định đối tượng tham dự sự kiện

Từ mục tiêu đã được đề ra, bạn hãy xác định đối tượng tham gia sự kiện trên dữ liệu đã có. Khâu này rất quan trọng nhằm xác định đúng mục tiêu đã đề ra. Khoanh vùng đối tượng được mời và loại bỏ những nhân tố không cần thiết. Bước này giúp bạn xác định rõ ràng hơn mục tiêu của việc tổ chức sự kiện.

Bước 3: Xác định thông điệp của sự kiện

Mỗi sự kiện được tổ chức đều có những thông điệp riêng muốn gửi tới khách hàng. Thông điệp của sự kiện chính là nội dung mà bạn muốn giới thiệu tại buổi lễ. Thông điệp sâu sắc sẽ tạo điểm nhấn sâu sắc cho sự kiện, đem lại sự hài lòng cho khách hàng.

Bởi vậy, thông điệp của sự kiện cần ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn hàm chứa đầy đủ thông tin. Đây cũng là yếu tố tiên quyết trong sự kiện mà người tổ chức cần đảm bảo.

Bước 4: Xác đinh thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Xác đinh thời gian và địa điểm là bước quan trọng không thể thiếu khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Sau khi đã đi qua 3 bước đầu, bạn cần đưa ra một khung thời gian nhất định để sự kiện diễn ra thành công. Cần bao nhiêu thời gian từ lúc chuẩn bị đến khi sự kiện diễn ra? Với đối tượng khách mời như vậy, tổ chức vào thời điểm nào thu hút được đông đảo họ tham gia?

Cùng với đó, việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng góp phần không nhỏ vào thành công của sự kiện. Địa điểm được chọn phải đạt yêu cầu về giao thông thuận tiện, xanh, sạch, thoáng. Dựa vào dự báo thời tiết mà quyết định địa điểm ngoài trời hay trong nhà. Bên cạnh đó, địa điểm cần phù hợp với đối tượng tham dự và mục đích của sự kiện.

Bước 5: Lập kế hoạch chi tiết cho chương trình sự hiện

Một chương trình sự kiện chi tiết được lập ra giúp sự kiện tổ chức thành công. Kế hoach càng chi tiết, mức độ thành công càng cao. Để có được một chương trình hoàn hảo, bạn nên nhà sự hỗ trợ của các dịch vụ tổ chức sự kiện. Họ sẽ lập cho bạn một bản thảo chi tiết những gì cần làm và giảm thiểu tối đa rủi ro xảy ra trong sự kiện.

Chương trình sự kiện cần chuẩn bị những gì? Thiết kế ra sao? Lên ý tưởng như thế nào? Lực lượng hỗ trợ?... Tất cả những điều này để phục vụ cho việc truyền đạt thông điệp của doanh nghiệp đến đối tượng đã được xác định trước đó.

Bước 6: Lập kế hoạch truyền thông

Quảng bá sự kiện là một bước quan trọng không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện. Sự kiện được quảng bá càng rộng rãi sẽ càng thu hút được nhiều đối tương. Tùy vào quy mô sự kiện mà doanh nghiệp sẽ có các truyền thông riêng. Tuy nhiên, dù lớn hay nhỏ thì việc quảng bá cũng mang lại thiện cảm nếu được truyền thông tốt.

Bước 7: Lập ngân sách tổ chức sự kiện

Sau khi đã có chương trình cụ thể, bạn cần lên ngân sách phù hợp cho sự kiện. Tùy vào mục đích cũng như điều kiện mà bạn sẽ đưa ra ngân sách thích hợp nhất. Phần ngân sách này đã bao gồm toàn bộ dịch vụ và dự trù cho các phát sinh. Thường các công ty tổ chức sự kiện sẽ dựa vào yêu cầu của khách hàng mà đưa ra giá cả tối ưu nhất.

Bước 8: Giám sát tiến độ thực hiện

Chương trình thành công khi có kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể. Thời gian từ khi lập kế hoạch đến khi sự kiện kết thúc cần được quản lý chặt chẽ. Phân công công việc trong từng giai đoạn của chương trình và giám sát tiến độ thực hiện là việc không thể lơ là. Bên cạnh đó, trước khi sự kiện diễn ra, cần rà soát lại một lần tất cả các khâu để tránh xảy ra sai xót.

Bước 9: Đánh giá và đo lường kết quả sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc là lúc nhìn lại và đưa ra báo cáo về suốt quá trình tổ chức chương trình. Kết quả của sự kiện ra sao chính là hệ quả của quá trình chuẩn bị. Đánh giá, đo lường kết quả sự kiện để phát huy cái tốt và khắc phục cái xấu. Việc làm này để lại kinh nghiệm cho những lần tổ chức sự kiện sau thành công hơn.

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Nó là chìa khóa mở ra thành công cho sự kiện cũng như quảng bá thương hiệu đến khách hàng. Nắm vững 9 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện để có chương trình thành công mĩ mãn.

Galaxy Media tự hào là một trong những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ truyền thông, quảng cáo và tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Liên hệ ngay với Galaxy Media: 0908 855 888 – 028 2211 8588

Địa chỉ: Tòa nhà An Phú Plaza, 117 – 119 Lý Chính Thắng, P.7, Q.3. TPHCM