Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời- Những bài học “xương máu”

Việc tổ chức sự kiện ngoài trời trở thành phương án lựa chọn của nhiều đơn vị tổ chức, nhiều sự kiện hiện nay với rất nhiều ưu điểm như không gian rộng, thoáng đãng, dễ dàng cho việc bố trí, sắp đặt không gian sự kiện mà không bị gò bó hay nhàm chán. Tuy nhiên, để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công, một vài kinh nghiệm mà chúng tôi chia sẻ dưới đây hi vọng sẽ mang đến cho bạn những thông tin bổ ích và thực sự cần thiết để có thể tạo nên được một sự kiện ngoài trời thực sự ý nghĩa và đạt được mục đích mong muốn.

Những sự kiện phù hợp để tổ chức ngoài trời

Hiện nay, các hoạt động truyền thông, Pr, Quảng cáo thực sự phát triển và bùng nổ mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực. Tổ chức sự kiện ( event) là một trong những mảng truyền thông quan trọng giúp mang lại hiệu quả mạnh mẽ cho chiến dịch truyền thông, cũng như phục vụ mục đích của từng sự kiện, khách hàng khác nhau.  Tùy thuộc vào ý tưởng, hay mục đích của từng sự kiện khác nhau mà lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện khác nhau, có thể trong nhà, hay ngoài trời cũng  không có bất cứ một nguyên tắc nào bắt buộc. Những sự kiện có thể được tố chức ngoài trời bao gồm:

• Tổ chức sự kiện âm nhạc ngoài trời
• Tổ chức sự kiện thời trang ngoài trời
• Tổ chức sự kiện doanh nghiệp (kỷ niệm thành lập, khánh thành, khai trương, …) ngoài trời
• Tổ chức sự kiện văn hóa, thể thao, du lịch ngoài trời
• …

Mỗi sự kiện khác nhau lại có những yêu cầu và đòi hỏi khác nhau về mặt nội dung, hình thức thể hiện để đem lại sức hấp dẫn cũng như hiệu quả cho sự kiện một cách tối ưu nhất. Dưới đây là những chia sẻ về kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài thành công mà trước khi bắt tay chuẩn bị tổ chức một sự kiện ngoài trời bạn nên tham khảo.

Một vài kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời

Thứ nhất là: Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời sao cho hợp lý

Địa điểm là một trong số những yếu tố quan trọng góp phần thành công cho sự kiện đó. Bạn cần lưu ý đến các vấn đề sau để đưa ra được quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hợp lý nhất.

+ Nội dung sự kiện ngoài trời đó là gì

+ Khách hàng ( đối tượng khán giả) của sự kiện đó là ai

+ Số lượng khách tham gia, diện tích, không gian ngoài trời cần thiết sử dụng là bao nhiêu

+ Địa điểm tổ chức có thuận lợi cho các vấn đề di chuyển, an toàn, có bãi giữ xe hay không…?

Bạn cần trả lời các câu hỏi trên và đưa ra lựa chọn địa điểm ngoài trời hợp lý nhất. Lưu ý đến các vấn đề thủ tục hành chính ( nếu có), hoặc các trường hợp phải xin phép, hoặc thuê địa điểm ngoài trời để có được sự lựa chọn hợp lý

Thứ hai là: Thời tiết

Vì tổ chức sự kiện ngoài trời, do đó vấn đề thời tiết cần được xem xét kĩ càng. Bạn không nên tổ chức các sự kiện có quy mô lớn ngoài trời nhất là vào mùa mưa. Hoặc nếu đã lên kế hoạch chuẩn bị trước, bạn nên chuẩn bị trước các trường hợp thời tiết có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến sự kiện như mưa, nắng.. cần chuẩn bị áo mưa, dù, ô,.. để hạn chế tối đa các hiện tượng xấu của thời tiết đối với những người tham gia sự kiện.

Thứ ba: Vệ sinh và an ninh trật tự cho sự kiện

Vấn đề vệ sinh và an ninh trật tự cho sự kiện đặc biệt quan trọng. Nhất là khi sự kiện đó đươc tổ chức ở ngoài trời.

Bạn cần chuẩn bị hoặc thuê các đơn vị vệ sinh sự kiện nếu cần thiết ( Đặc biệt là các sự kiện văn hóa ẩm thực)… hoặc chuẩn bị thùng rác, túi đựng rác và có địa điểm tập kết rác thải sự kiện phù hợp.

Vấn đề an ninh trật tự cho sự kiện cũng cần được đảm bảo. Thông thường , dù là sự kiện ngoài trời thì cũng sẽ có phần quy hoạch ranh giới khu vực sự kiện. Đội an ninh, hay bảo vệ giữ gìn an ninh, an toàn cho sự kiện cũng là cách để bạn nâng cao chất lượng sự kiện ngoài trời của mình được tổ chức thành công hơn nữa.

Galaxy Media là một trong số những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín tại khu vực thành phố HCM và các tỉnh lân cận. Chúng tôi đã thực hiện và có rất nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời cũng như trong nhà chất lượng và thành công cho nhiều khách hàng.

Những dịch vụ chất lượng và đồng bộ nhất về event, sự kiện, bạn đều có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp:

Địa chỉ văn phòng: Tòa nhà An Phú Plaza, 117- 119 Lý Chính Thắng, Phường 7, Quận 3, TPHCM

Hotline: 0908. 855. 888