Làm Thế Nào Để Chuẩn Bị Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp?

Tổ chức sự kiện đã trở thành một hạng mục công việc không thể thiếu đối với rất nhiều công ty trong thời đại ngày nay. Tổ chức sự kiện không những giúp cho việc quảng bá hình ảnh và sản phẩm của công ty, mà còn giúp cho các doanh nghiệp tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn. Tổ chức sự kiện quan trọng là thế, ấy vậy mà rất nhiều công ty vẫn chưa trang bị cho mình những kiến thức cơ bản để có thể thực hiện khâu chuẩn bị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bài bản. Nhằm giải quyết vấn đề này, Galaxy Media xin bật mí cho bạn những hạng mục bắt buộc phải có trong quy trình chuẩn bị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Cùng tìm hiểu nhé.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp liên quan tới tất cả các phòng ban trong cơ cấu của một cơ quan, đó cũng là một lĩnh vực cần có sự quản lý và điều hành một cách có hệ thống và trình tự cụ thể. Để có thể tổ chức thành công một sự kiện, dù lớn dù nhỏ, đều cần phải có trải qua những thủ tục như sau:

1.Hình thành chủ đề ( theme ) của sự kiện

Chủ đề của sự kiện chính là điều mà nhà quản lý phải cân nhắc đầu tiên, đây cũng là yếu tố bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề từ vĩ mô đến vi mô, ví dụ như: luật pháp ( regulation), truyền thống của doanh nghiệp ( culture), khu vực tổ chức ( site choice), cách trang trí ( decoration), các hoạt động trong sự kiện ( activities in event), âm thanh & ánh sáng ( sound & light), hiệu ứng đặc biệt ( audiovisual effect). Để chọn được theme cho sự kiện, nhà quản lý phải cân nhắc đến mọi yếu tố, sao cho những yếu tố đó phải đảm bảo phù hợp với thuần phong mỹ tục, luật pháp, và thị hiếu của khách hàng.

Làm Thế Nào Để Chuẩn Bị Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp?

2. Viết chương trình ( Proposal)

Đừng nghĩ rằng chương trình của sự kiện chỉ đơn thuần là văn bản mà người dẫn chương trình cầm và đọc. Chương trình của sự kiện chính là kịch bản của sự kiện đó. Thông thường đối với một event, viết chương trình là giai đoạn cực kì quan trọng, ảnh hưởng tới kết quả của event và hình ảnh của công ty cả về sau này. Liệu event của bạn có thành công hay không, liệu bạn có tạo dấu ấn trong lòng khán giả, khách hàng hay không, tất cả đều nằm ở kịch bản. Tất nhiên dù kịch bản của hay đến mấy, nhưng nếu thực thi không hiệu quả thì cũng khó có thể nói là thành công.

Chính vì vậy khi viết chương trình, nhà quản lý cần phải cân nhắc phân bổ và sắp xếp các nguồn lực sao cho hợp lý, đảm bảo về chất lượng cũng như số lượng. Một chương trình có quá nhiều hoạt động sẽ dẫn đến “loãng”, trái lại chương trình có quá ít hoạt động sẽ dẫn đến sự sơ sài, ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp.

Làm Thế Nào Để Chuẩn Bị Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp?

3. Thực hiện có kèm kiểm soát ( action and manage)

Khi đã có chương trình, nhà quản lý có thể dễ dàng phân chia công việc theo khả năng và nghiệp vụ cho từng đơn vị, cá nhân trong tổ chức của mình. Lúc này tất cả thành viên sẽ thực hiện công việc đặt ngoài ( out sourcing) theo kế hoạch, và có sự giám sát của trưởng bộ phận.

Ví dụ minh họa: chương trình chào đón 50 năm ngày thành lập trường đại học X, nhà quản lý sự kiện sẽ phải lên kịch bản, tiến hành rà soát các nguồn lực sẵn có, phân bổ các đơn vị để thực hiện tốt các công việc có trong kịch bản. Ví dụ đội văn nghệ sẽ thực hiện chương trình ca múa nhạc kỉ niệm, khoa ngoại ngữ sẽ đảm nhận phần tiếp đón quan khách nước ngoài, vv.

Làm Thế Nào Để Chuẩn Bị Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp?

Việc thực hiện có kiểm soát sẽ giúp cho nhà quản lý có thể tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bên cạnh đó có thể theo dõi và đánh giá việc thực hiện hoạt động của các cá nhân trong tổ chức.

Đến bước thứ 3 này, mọi vấn đề cơ bản đã hoàn thành, nhà quản lý đã có  thực hiện xong quy trình chuẩn bị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Trong mọi công việc, khâu chuẩn bị bao giờ cũng là khâu quan trọng nhất, nó không chỉ giúp cho nhà quản lý tận dụng được mọi nguồn lực có sẵn trong tổ chức, mà còn là thước đo đánh giá khả năng của nhà quản lý sự kiện.

Dù bạn có thể thực hiện khâu chuẩn bị chu đáo đến đâu đi chăng nữa, thì bạn vẫn cần có sự tư vấn và giúp đỡ về mặt chuyên môn, kĩ thuật của các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Với uy tín hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực event tại Việt Nam, Galaxy Media tự hào mang đến những chương trình sự kiện tầm cỡ với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, đầy đủ các dịch vụ cần có tại một sự kiện, cùng một quy trình quản lý sự kiện đạt chuẩn quốc tế.

Để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ và sản phẩm của Galaxy Media, cũng như tham khảo thêm nhiều thông tin bổ ích, đừng quên truy cập website chính thức của Galaxy Media hoặc liên hệ qua địa chỉ: Galaxy Media – Tòa nhà An Phú Plaza, 117 – 119 Lý Chính Thắng, Phường 7, Quận 3.TP.HCM – hotline: 028.22118588 – 0908855888

 

 

 

 

 

Tin tức liên quan

Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng là hình thức tri ân và quảng bá sản phẩm, dịch vụ. Vậy làm thế nào để tổ chức hội nghị thành công? Hãy tìm hiểu qua bài viết này

Chi tiết

Tổ chức sự kiện khoa học có một trình tự chuẩn bị riêng. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu bạn một quy trình tổ chức hội thảo khoa học.

Chi tiết

Âm thanh, ánh sáng đóng vai trò rất quan trọng khi tổ chức sự kiện. Do đó khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào bạn cũng cần lưu ý hai yếu tố này. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách thức chuẩn bị phần âm thanh và ánh sáng.

Chi tiết

Năm 2018 là năm bùng nổ của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Một câu hỏi mà các doanh nghiệp này đặt ra cho galaxymedia là nên tổ chức sự kiện vừa tạo tiếng vang vừa phù hợp ngân sách.

Chi tiết

Galaxymedia là một đơn vị tổ chức sự kiện biểu diễn thời trang chuyên nghiệp. Chúng ta hãy cùng nghe họ chia sẻ về cách thức tổ chức như thế nào nhé.

Chi tiết

Dưới đây là những chia sẻ kinh nghiệm giảm thiểu rủi ro khi tổ chức sự kiện biểu diễn thời trang được đúc kết qua nhiều năm kinh nghiệm của galaxymedia.

Chi tiết

©2018 - GALAXY MEDIA. Powed by teambaphai
0908.855.888