Những công việc cần làm để điều hành sự kiện hiệu quả

Điều hành sự kiện, là công việc hết sức quan trọng của một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Từ việc điều hành diễn biến sự kiện tốt sẽ mang đến hiệu quả lớn đó là thành công của sự kiện, thế nến việc điều hành diễn biến sự kiện luôn được các nhà tổ chức sự kiện chú ý tận tâm.

Những công việc cần làm để điều hành sự kiện hiệu quả

Phân loại điều hành sự kiện

Điều hành sự kiện được chia ra làm 2 loại chính:

  • Điều hành diễn biến sự kiện
  • Điều hành diễn biến sự kiện, hậu cần sự kiện

A. Điều hành diễn biến sự kiện

1.Điều hành khu vực trình diễn, thi đấu.

  • Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu.
  • Theo dõi diễn biến sự kiện theo chương trình/ kịch bản chi tiết.
  • Điều hành hoạt động của những người tham gia trình diễn có hiệu quả.

2.Điều hành việc quản lý khách mờikhán giả

  • Dựa vào theo danh mục khách mời luôn kiểm soát và cập nhật khách mời mới đến và khán giả trong sự kiện.
  • Phân công nhiệm vụ theo dõi, giám sát khán giả và khách mời.
  • Kiểm tra, giám sát các diễn biến của khán giả và khách mời để phản hồi kịp thời cho nhà quản trị sự kiện những bất thường và phối hợp trong việc giải quyết các tình huống phát sinh liên quan đến khách mời/ khán giả.
  • Hướng dẫn khách mời/ khán giả tham gia vào các nội dung của sự kiện đúng theo kịch bản nhằm đạt được mục tiêu của sự kiện.

3.Điều hành diễn biến sự kiện, các hoạt động phụ trợ cho sự kiện.

  • Xác định danh mục hoạt động phù trợ ( trình diễn nghệ thuật, giải trí, giao lưu, tặng quà, hoạt náo….)
  • Phân công nhiệm vụ điều hành, tổ chức các hoạt động phụ trợ.
  • Tiến hành triển khai các hoạt động phụ trợ.
  • Kiểm tra sát diễn biến các hoạt động phụ trợ.
  • Hỗ trợ người trình diễn ( diễn viên, diễn giả) rời khu vực biểu diễn.

Những công việc cần làm để điều hành sự kiện hiệu quả

B.Điều hành diễn biến sự kiện, hậu cần sự kiện

1.Điều hành hoạt động ăn uống

  • Kiểm soát việc thực hiện thực đơn của các nhà cung ứng dịch vụ ăn uống theo tiêu chuẩn đã xây dựng.
  • Thông báo chính xác địa điểm và thời gian bữa ăn của đoàn khách.
  • Thông báo rõ ràng thực đơn của bữa ăn.
  • Phản hồi chất lượng và cách thức phục vụ bữa ăn cho đơn vị phục vụ.

2.Điều hành bế mạc sự kiện

  • Phối hợp triển khai bế mạc sự kiện theo kế hoạch đã định.
  • Các hoạt động tri ân, tặng quà lưu niệm, phần thưởng, gửi tài liệu ( kỷ yếu, báo cáo về sự kiện hoặc thông tin mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền tải ).

3.Quản lý khách rời địa điểm tổ chức sự kiện và tổ chức tiễn khách.

  • Kiểm soát khách rời địa điểm tổ chức sự kiện nhanh chóng và an toàn.
  • Tiễn khách rời lễ bế mạc sự kiện.
  • Tổ chức vận chuyển khách sự kiện về cơ sở lưu trú và từ khách sạn ra đầu mối giao thông ( sân bay, nhà ga….).
  • Cảm ơn và chia tay khách.

Yêu cầu đối với người điều hành sự kiện

Đối với những sự kiện lớn và chuyện nghiệp, người tổ chức sự kiện luôn có một kế hoạch dự phòng rủi ro, với những rủi ro khác nhau được đề ra tùy thuộc và tính chất sự kiện và những phương án giải quyết nhằm phòng ngừa những trường hợp xấu nhất có thể gây ảnh hướng đến chương trình. Chẳng hạn như mưa bão, khách mời quá ít, quá đông, mất điện, hư hỏng trang thiết bị, tình huống ẩu đả, …

anh 2

Là một người tổ chức sự kiện, cần phải đặc biệt nhạy cảm với các rủi ro. Để có thể quản lý và xử lý được rủi ro, cần nhanh chóng xác nhận dạng vấn đề / tình huống để có thể kịp thời đánh giá và xử lý. Cần có một phương pháp logic có hệ thống, bao gồm thiết lập bối cảnh, xác định, phân tích, đánh giá, xử lý, giám sát và chia sẻ rủi ro có liên quan với tất cả các hoạt động khác, chức năng, quá tình để giảm thiểu thiệt hại và tối đa hoá cơ hội.

Galaxymedia.vn tự hào là đơn vị mang đến cho bạn những trải nghiệm sự kiện được tổ chức sống động, chân thực và hiệu quả với đội ngũ nhân viên nhiệt tình và năng động.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ theo hotline: 0908.855.888 trong giờ hành chính hoặc theo địa chỉ: Tòa nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường 7, Quận 3 để được tư vấn cụ thể nhé!

 

Tin tức liên quan

Sự kiện được tổ chức thành công luôn là thời khắc thương hiệu của bạn được tỏa sáng. Việc chọn một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giúp bạn làm được điều đó. Dưới đây, chúng tôi tiết lộ cho bạn mẹo chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TpHCM hữu hiệu nhất. Đó là những yếu tố mà một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần đảm bảo.

Chi tiết

Tổ chức sự kiện là một ngành có sức hút to lớn đối với những ai đam mêm sáng tạo và các công việc liên quan đến truyền thông. Tuy nhiên, khi tổ chức sự kiện, đặc biệt là tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chắc chắn không tránh khỏi các rủi ro. Lường trước được các rủi ro sẽ giúp cho bạn có các phương án dự phòng phù hợp. Vậy những rủi ro đó là gì, nó ảnh hưởng thế nào khi sự kiện đang diễn ra, cùng tìm hiểu qua các thông tin dưới đây.

Chi tiết

Tổ chức sự kiện đang là xu hướng của các doanh nghiệp muốn quảng bá thương hiệu của mình. Sự kiện thành công khi để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách hàng và khắc họa chân thực hình ảnh công ty. Galaxy Media sẽ bật mí cho bạn những nhân tố làm nên thành công khi tổ chức sự kiện.

Chi tiết

Tổ chức sự kiện đang trở thành xu thế của các doanh nghiệp muốn quảng bá thương hiệu. Dịch vụ tổ chức sự kiện vì thế mà trở thành một trong những ngành hot nhất Việt Nam hiện nay. Nhưng không phải công ty nào cũng đáp ứng đầy đủ yêu cầu của một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vậy dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần đảm bảo những yếu tố nào?

Chi tiết

Để sự kiện đi tới thành công cần có một kịch bản chi tiết, rõ ràng cho xuất quá trình từ khâu chuẩn bị cho đến nghiệm thu. Các chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện đã đưa ra 9 bước lập kế hoạch sự kiện cần thiết. Cùng Galaxy Media tìm hiểu 9 bước quan trọng để tổ chức sự kiện thành công nhé.

Chi tiết

Sân khấu luôn nắm giữ một vị trí trọng yếu trong bất kì sự kiện nào. Mặc dù có nhiều yếu tố tạo nên sự thành công của một sự kiện nhưng thiết kế sân khấu với cách bài trí phù hợp, thu hút ánh nhìn sẽ góp phần to lớn tạo ấn tượng tốt đến với khán giả. Trong tổ chức sự kiện nói chung và thiết kế sân khấu nói riêng, luôn có những quy tắc nhất định. Cùng tìm hiểu những quy tắc này để đem đến một sân khấu mãn nhãn nhất cho khán giả.

Chi tiết

©2018 - GALAXY MEDIA. Powed by teambaphai
0908.855.888