Những công việc cần làm để điều hành sự kiện hiệu quả

Điều hành sự kiện, là công việc hết sức quan trọng của một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Từ việc điều hành diễn biến sự kiện tốt sẽ mang đến hiệu quả lớn đó là thành công của sự kiện, thế nến việc điều hành diễn biến sự kiện luôn được các nhà tổ chức sự kiện chú ý tận tâm.

Phân loại điều hành sự kiện

Điều hành sự kiện được chia ra làm 2 loại chính:

• Điều hành diễn biến sự kiện
• Điều hành diễn biến sự kiện, hậu cần sự kiện

A. Điều hành diễn biến sự kiện

1.Điều hành khu vực trình diễn, thi đấu.

• Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu.
• Theo dõi diễn biến sự kiện theo chương trình/ kịch bản chi tiết.
• Điều hành hoạt động của những người tham gia trình diễn có hiệu quả.

2.Điều hành việc quản lý khách mời và khán giả

• Dựa vào theo danh mục khách mời luôn kiểm soát và cập nhật khách mời mới đến và khán giả trong sự kiện.
• Phân công nhiệm vụ theo dõi, giám sát khán giả và khách mời.
• Kiểm tra, giám sát các diễn biến của khán giả và khách mời để phản hồi kịp thời cho nhà quản trị sự kiện những bất thường và phối hợp trong việc giải quyết các tình huống phát sinh liên quan đến khách mời/ khán giả.
• Hướng dẫn khách mời/ khán giả tham gia vào các nội dung của sự kiện đúng theo kịch bản nhằm đạt được mục tiêu của sự kiện.

3.Điều hành diễn biến sự kiện, các hoạt động phụ trợ cho sự kiện.

• Xác định danh mục hoạt động phù trợ ( trình diễn nghệ thuật, giải trí, giao lưu, tặng quà, hoạt náo….)
• Phân công nhiệm vụ điều hành, tổ chức các hoạt động phụ trợ.
• Tiến hành triển khai các hoạt động phụ trợ.
• Kiểm tra sát diễn biến các hoạt động phụ trợ.
• Hỗ trợ người trình diễn ( diễn viên, diễn giả) rời khu vực biểu diễn.

B.Điều hành diễn biến sự kiện, hậu cần sự kiện

1.Điều hành hoạt động ăn uống

• Kiểm soát việc thực hiện thực đơn của các nhà cung ứng dịch vụ ăn uống theo tiêu chuẩn đã xây dựng.
• Thông báo chính xác địa điểm và thời gian bữa ăn của đoàn khách.
• Thông báo rõ ràng thực đơn của bữa ăn.
• Phản hồi chất lượng và cách thức phục vụ bữa ăn cho đơn vị phục vụ.

2.Điều hành bế mạc sự kiện

• Phối hợp triển khai bế mạc sự kiện theo kế hoạch đã định.
• Các hoạt động tri ân, tặng quà lưu niệm, phần thưởng, gửi tài liệu ( kỷ yếu, báo cáo về sự kiện hoặc thông tin mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền tải ).

3.Quản lý khách rời địa điểm tổ chức sự kiện và tổ chức tiễn khách.

• Kiểm soát khách rời địa điểm tổ chức sự kiện nhanh chóng và an toàn.
• Tiễn khách rời lễ bế mạc sự kiện.
• Tổ chức vận chuyển khách sự kiện về cơ sở lưu trú và từ khách sạn ra đầu mối giao thông ( sân bay, nhà ga….).
• Cảm ơn và chia tay khách.

Yêu cầu đối với người điều hành sự kiện

Đối với những sự kiện lớn và chuyện nghiệp, người tổ chức sự kiện luôn có một kế hoạch dự phòng rủi ro, với những rủi ro khác nhau được đề ra tùy thuộc và tính chất sự kiện và những phương án giải quyết nhằm phòng ngừa những trường hợp xấu nhất có thể gây ảnh hướng đến chương trình. Chẳng hạn như mưa bão, khách mời quá ít, quá đông, mất điện, hư hỏng trang thiết bị, tình huống ẩu đả, …

Là một người tổ chức sự kiện, cần phải đặc biệt nhạy cảm với các rủi ro. Để có thể quản lý và xử lý được rủi ro, cần nhanh chóng xác nhận dạng vấn đề / tình huống để có thể kịp thời đánh giá và xử lý. Cần có một phương pháp logic có hệ thống, bao gồm thiết lập bối cảnh, xác định, phân tích, đánh giá, xử lý, giám sát và chia sẻ rủi ro có liên quan với tất cả các hoạt động khác, chức năng, quá tình để giảm thiểu thiệt hại và tối đa hoá cơ hội.

Galaxymedia.vn tự hào là đơn vị mang đến cho bạn những trải nghiệm sự kiện được tổ chức sống động, chân thực và hiệu quả với đội ngũ nhân viên nhiệt tình và năng động.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ theo hotline: 0908.855.888 trong giờ hành chính hoặc theo địa chỉ: Tòa nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường 7, Quận 3 để được tư vấn cụ thể nhé!