Những điều bạn cần biết trong công việc tổ chức sự kiện

Theo các bạn, tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì? Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, họ cần có những yếu tố như thế nào? Khi chúng ta nghe đến sự kiện thì trong đầu sẽ hình dung sự hào nhoáng và sang trọng trong từng chủ đề của sự kiện như thế nào ?

Để mang lại cảm giác đẹp, sang trọng trong mắt mọi người khi đến tham dự sự kiện thì yếu tố quan trọng nhất và bắt buộc để tạo nên sự hoàn mỹ đó chính là sự tỉ mỉ, chu đáo, biết chăm chút đến từng chi tiết nhỏ.  Bên cạnh đó, có rất nhiều người cho rằng làm tổ chức sự kiện thì ý tưởng thiết kế là yếu tố quan trọng nhất, nhưng trên thực tế  điều này có thực sự quan trọng không? Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu những kỹ năng và mục đích đối với công việc tổ chức sự kiện là như thế nào nhé.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc chuẩn bị cho một chương trình hoặc sự kiện sẽ diễn ra. Từ bước bắt đầu hình thành ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công, tổ chức … cho đến khi mọi hoạt động của sự kiện được kết thúc.

Các hoạt động tổ chức sự kiện có rất nhiều lĩnh vực như: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … với mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện mong muốn truyền tải đến người tham dự.

Mục đích trong việc tổ chức sự kiện

Mục đích của sự kiện là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện sẽ hướng đến 3 mục đích như sau:

• Hỗ trợ trong công tác xây dựng phát triển về hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.
• Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của người tiêu dùng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.
• Đẩy mạnh phát triển truyền thông với mục đích chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn có các mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp.

Những kỹ năng trong việc tổ chức sự kiện:

Ý tưởng và sáng tạo:

Người ta cho rằng sáng tạo là khả năng thiên bẩm, không ai có thể học hỏi hoặc trao dồi khả năng trời phú này hoặc sao chép được từ bất kỳ người khác. Tuy nhiên, theo một số nhận định khác thì sáng tạo có thể có được bằng cách cần cù chịu khó quan sát, ghi nhận những gì xảy ra xung quanh mình.

Ngoài ra những ý tưởng mới được nảy sinh có thể bắt nguồn từ chính những điều nhỏ nhất trong cuộc sống mà chúng ta không thể nào ngờ đến. Với những ý tưởng mới lạ, độc đáo cũng có thể khởi nguồn, thu thập từ những lần tham dự sự kiện của các công ty khác hay những chuyến du lịch.... Nhưng biết cách biến hóa, khôn khéo kết hợp sáng tạo sẽ tạo ra cái riêng độc quyền.

Kỹ năng viết kịch bản chương trình

Để viết được một kịch bản sự kiện đòi hỏi người viết cần phải có sự sáng tạo, tư duy và sức  tưởng tượng khá phong phú để hình dung sự kiện diễn ra như thế nào từ đó đưa ra những ý tưởng thiết thực và độc đáo nhất. Ngoài kỹ năng viết việc truyền tải thông tin là một điều không thể thiếu. Dù ý tưởng có hay như thế nào, óc tư duy và trí tưởng tượng có sức hấp dẫn ra sao nhưng không thể diễn đạt ý tưởng đến mọi người thì được xem là vô ích.

Kỹ năng lên Checklist

Chúng ta có thể nói checklist không có bất kỳ khuôn mẫu và không phải dựa vào sở thích của bản thân hay của bất kỳ ai mà hoàn toàn dựa vào kỹ năng làm việc của bản thân, kinh nghiệm và thời gian sẽ giúp chúng ta nói lên tất cả.

Tuy nhiên, tô chất và yếu tố rất cần để có thể hoàn thành tốt checklist cho việc tổ chức kiện, đó chính là sự tỉ mỉ, cẩn thận, chu đáo, chuyên nghiệp và một cái nhìn tổng thể.

Những yêu cầu cơ bản trong tổ chức sự kiện:

• Khả năng sáng tạo là một trong những yếu tố quan trọng đối với một người làm tổ chức sự kiện cần phải có. Vì một sự kiện được tổ chức thể hiện được ấn tượng, sáng tạo luôn đem lại sức hút đặc biệt đối với người tham dự sự kiện.

• Đối với người tổ chức sự kiện đòi hỏi phải có tính chuyên môn và đa dạng về ngành nghề trong công việc bằng kinh nghiệm và sự học hỏi.

• Tính tổ chức cao bắt buộc người tổ chức sự kiện phải có khả năng làm việc nhóm, phối hợp công việc giữa các bộ phận một cách tốt nhất, nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện được diễn ra tốt nhất có thể.

• Bên cạnh đó, người làm sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý, vì vừa phải chịu sự chi phối của kế hoạch, và vừa đòi hỏi sự năng động sáng tạo.
• Đây là nghề dịch vụ nên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau đòi hỏi luôn phải có thái độ vui vẻ trong công việc.

Qua đây là một số thông tin kiến thức cơ bản trong công việc tổ chức sự kiện, một công việc được mọi người ví von là làm dâu trăm họ. Hy vọng các bạn sẽ thích thú khi tham khảo nhé.  

Có thể bạn quan tâm: CÁC YẾU TỐ TẠO NÊN MỘT SÂN KHẤU SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

Liên hệ tư vấn:

Office 1 : 48 Hoàng Diệu, Ward 12, Dicst 4, HCM City
Office 2 : 117-119 Lý Chính Thắng , phường 7, quận 3 TPHCM
Tel: (84- 8).22118588 - Hotline: 0908855888
Web: www.galaxymedia.vn - www.galaxy.net.vn Email: info@galaxymedia.vn