Những lưu ý để chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp sẽ giúp chương trình được chú ý và tạo thiện cảm với khách hàng. Nếu bạn chọn một dịch vụ tổ chức sự kiện thì không cần phải lo lắng về địa điểm. Nhưng nếu tự mình tổ chức thì có một số phương diện bạn cần lưu ý.

Dựa trên số lượng khách mời

Số lượng khách mời thường quyết định địa điểm tổ chức sự kiện. Với số lượng khách mời lớn, khuôn viên tổ chức sự kiện phải rộng rãi và thoải mái. Một khách sạn hoặc hội trường có thể là sự lựa chọn thích hợp. Nếu sự kiện được tổ chức ngoài trời thì công viên hay bãi biển sẽ trở thành địa điểm tuyệt vời cho bạn đấy.

Đối tượng tham gia

Tủy vào đối tượng khách mời mà ta có sự lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cho phù hợp. Nếu đó là đối tác, bạn nên chọn một không gian trang trọng như nhà hàng hoặc khách sạn. Sự kiện nhỏ trong công ty có thể tổ chức trong không gian nhỏ ấm áp để gắn kết các thành viên. Đối với khách hàng, họ cần một không gian thoải mái và mang tính chuyên nghiệp.

Mục đích của sự kiện

Mục đích khi bạn tổ chức sự kiện này là gì sẽ quyết định địa điểm tổ chức. Sự kiện trong nhà hay ngoài trời, được quảng bá rộng rãi hay chỉ một bộ phận đều dựa trên mục đích tổ chức. Thường các sự kiện lớn được tổ chức nhằm quảng bá hình ảnh của công ty đến với người tiêu dùng. Vì vậy, chọn một địa điểm tổ chức phù hợp sẽ mang lại hiệu quả cao trong việc đưa thương hiệu đến gần hơn với khách hàng.

Vấn đề môi trường: thời tiết, giao thông

Vấn đề môi trường ảnh hưởng trực tiếp đến việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Địa điểm đó phải đảm bảo yếu tố giao thông không quá khó đi và cũng không cách quá xa thành phố. Nếu địa điểm là vùng ngoại ô thì nên có xe đưa rước khách mời. Bạn cũng nên cập nhật tình hình thời tiết trong khoảng thời gian diễn ra sự kiện. Nếu dự báo có mưa bạn không nên chọn tổ chức sự kiện ngoài trời để tránh những bất tiện cho khách mời.

Thông tin về địa điểm

Nơi tổ chức sự kiện nên là một địa điểm có địa chỉ rõ ràng, dễ kiếm. Điều này tạo thuận lợi cho việc di chuyển cũng như quảng bá sự kiện. Nếu ý tưởng chọn địa điểm là nơi ít người biết đến, bạn cần có kế hoạch đưa đón khách mời và hướng dẫn đường đi chi tiết.

Tiện ích và dịch vụ đi kèm

Sự kiện được tổ chức trong khách sạn, nhà tổ chức sẽ được cung cấp thêm các dịch vụ kèm theo như đồ ăn thức uống. Lựa chọn này giúp tiết kiệm chi phí và nhân lực nên được nhiều người lựa chọn. Nếu bạn chọn hội trường hoặc sự kiện ngoài trời thường sẽ chỉ có địa điểm mà không bao gồm các dịch vụ đi kèm. Bạn có thể chọn một dịch vụ tổ chức sự kiện để đảm bảo đáp ứng đầy đủ yêu cầu của sự kiện.

Vấn đề an ninh, an toàn

Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần lưu ý đến vấn đề an ninh và an toàn cho khách mời. Khu vực chương trình được tổ chức nên được tìm hiểu trước và đảm bảo an ninh tuyệt đối trong quá trình diễn ra sự kiện. Bạn nên chọn địa điểm có an ninh cao và luôn có đội ngũ bảo vệ túc trực. Nếu có bất kỳ nghi vấn nào về vấn đề an toàn bạn nên tìm hiểu rõ và đổi địa điểm ngay trong thời gian lên kế hoạch chương trình.

Bên cạnh đó, khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện bạn cũng nên lưu ý đến các quy định của khu vực tổ chức, nguồn nhân lực, bãi đậu xe cũng như những dịch vụ cộng thêm. Trên đây là những lưu ý để bạn chọn một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp nhất. Liên hệ với Galaxy Media nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào về tổ chức sự kiện.

Galaxy Media tự hào là một trong những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ truyền thông, quảng cáo và tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Liên hệ ngay với Galaxy Media: 0908 855 888 – 028 2211 8588

Địa chỉ: Tòa nhà An Phú Plaza, 117 – 119 Lý Chính Thắng, P.7, Q.3. TPHCM