Những rủi ro, sự cố thường gặp khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, rủi ro không “chừa” bất kì thời điểm nào mà có thể xuất hiện một cách bất ngờ. Các trục trặc có thể xảy ra từ khi khai màn đến khi kết thúc chương trình. Nếu như trước đó bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng về dàn dựng các thiết bị thì có thể rủi ro lại xảy ra bởi các yếu tố khách quan như thời tiết, khách mời đến trễ,…

Chính vì vậy, để tránh cho sự kiện gặp ít rủi ro nhất có thể, người làm sự kiện luôn phải tỉnh táo và có sự quan sát tinh tế để hỗ trợ và giải quyết ngay lập tức khi gặp sự cố.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Những nhân tố khiến rủi ro trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp dễ xảy ra

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần rất nhiều nhân lực và các trang thiết bị khác nhau, vì vậy sẽ càng có nhiều các nhân tố có khả năng gây ra rủi ro. Một số nhân tố chính có thể kể đến như:

- Các công ty tổ chức sự kiện thiếu trách nhiệm trong việc tìm hiểu kỹ tính chất của sự kiện, địa điểm làm sự kiện, sử dụng các trang thiết bị kém chất lượng, không lường trước các rủi ro có thể xảy ra,…

- Sự hợp tác giữa các thành viên trong ban tổ chức và các nhân viên không thống nhất và ăn ý dẫn đến xung đột hoặc không hiểu ý nhau khi sự kiện diễn ra.

- Sự thay đổi bất thường hoặc quá khắc nghiệt của thời tiết

- Các sự cố ngoài ý muốn đặc biệt nghiêm trọng xảy ra như hỏa hoạn, cấp cứu,…

- Không có nhiều thời gian tổng duyệt chương trình do quá gấp rút

- Thay đổi ý tưởng hoặc nhân sự, khách mời,… vào phút chót.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Đây là một số nhân tố chính khiến cho các rủi ro trong một sự kiện có thể xảy ra bất cứ khi nào. Một sự kiện lớn đôi khi cũng sẽ xảy ra một số những sự cố lớn nhỏ khác nhau. Vì vậy, chuẩn bị và đề phòng các trường hợp sự cố có thể xảy ra sẽ giúp sự kiện của bạn có khả năng thành công cao lớn hơn.

Hotline Galaxy Media: 0909 855 888 - 028 2211 855 88 – đơn vị tổ chức sự kiện, thiết kế sân khấu chuyên nghiệp!

Các loại rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Để có được những phương án phòng tránh và giải quyết các rủi ro một cách tốt nhất, cần phân loại được các nhóm rủi ro có thể gặp khi diễn ra sự kiện. Trong đó có thể kể đến các loại rủi ro, sự cố khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp dưới đây:

Rủi ro về nhân lực: mỗi người trong đơn vị sản xuất chương trình là một mắt xích quan trọng kết nối giúp event thành công. Sơ suất của một người có thể khiến sự kiện diễn ra chậm trễ hơn hoặc diễn ra không như ý muốn.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Rủi ro về tài chính: nếu không tính toán và chắc chắn về số lượng người tham dự thì sẽ dẫn đến lỗ vốn vì chi phí bỏ ra cao nhưng khách mời ít tham dự hoặc không có người tham dự.

Rủi ro về thiết bị kỹ thuật: có rất nhiều trường hợp khi chương trình chuẩn bị diễn ra thì bị hư hỏng về các trang thiết bị. Vì vậy cần kiểm tra thật kỹ và có các thiết bị dự phòng để phòng tránh các trường hợp xấu xảy ra.

Rủi ro về thời tiết: thời tiết mưa nắng bất thường luôn là nỗi lo lắng của các đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời. Sẽ không thừa nếu bạn chuẩn bị thêm ô dù, áo mưa, bọc thiết bị,… để phòng khi trời mưa gió.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Rủi ro về phân bố thời gian: phần giới thiệu quá dài, phần diễn giải quá ngắn, trao quà gấp gáp,… đều có thể xảy ra nếu bạn không tính toán kỹ thời lượng của chương trình. Với các đơn vị không chuyên, tình trạng này xảy ra rất thường xuyên và khiến chương trình phải chạy đua với thời gian để hoàn thành.

Khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, việc phát hiện, đề phòng và xử lý các rủi ro là rất quan trọng. Vì vậy, nắm được những rủi ro có thể xảy ra này sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho các sự kiện sắp diễn ra.

Hotline Galaxy Media: 0909 855 888 - 028 2211 855 88 – đơn vị tổ chức sự kiện, thiết kế sân khấu chuyên nghiệp!

Tin tức liên quan

Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng là hình thức tri ân và quảng bá sản phẩm, dịch vụ. Vậy làm thế nào để tổ chức hội nghị thành công? Hãy tìm hiểu qua bài viết này

Chi tiết

Tổ chức sự kiện khoa học có một trình tự chuẩn bị riêng. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu bạn một quy trình tổ chức hội thảo khoa học.

Chi tiết

Âm thanh, ánh sáng đóng vai trò rất quan trọng khi tổ chức sự kiện. Do đó khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào bạn cũng cần lưu ý hai yếu tố này. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách thức chuẩn bị phần âm thanh và ánh sáng.

Chi tiết

Năm 2018 là năm bùng nổ của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Một câu hỏi mà các doanh nghiệp này đặt ra cho galaxymedia là nên tổ chức sự kiện vừa tạo tiếng vang vừa phù hợp ngân sách.

Chi tiết

Galaxymedia là một đơn vị tổ chức sự kiện biểu diễn thời trang chuyên nghiệp. Chúng ta hãy cùng nghe họ chia sẻ về cách thức tổ chức như thế nào nhé.

Chi tiết

Dưới đây là những chia sẻ kinh nghiệm giảm thiểu rủi ro khi tổ chức sự kiện biểu diễn thời trang được đúc kết qua nhiều năm kinh nghiệm của galaxymedia.

Chi tiết

©2018 - GALAXY MEDIA. Powed by teambaphai
028.22118588