Những thiết bị cần có trong tổ chức sự kiện

Các thiết bị trong khâu set up và tổ chức sự kiện

Để khâu set up (dàn dựng) khi tổ chức sự kiện được diễn ra suôn sẻ, bạn cần có một bản kế hoạch chi tiết theo dõi tiến độ của quá trình làm việc. Trong đó, các dụng cụ dùng để setup cần phải được kiểm tra kỹ lưỡng từng vật một ít nhất trước 2 ngày diễn ra sự kiện. Khâu chuẩn bị này rất quan trọng để chương trình thành công vì các dụng cụ để setup thường có rất nhiều chi tiết nhỏ nên dễ bị quên, khi cần thì không có. Bước setup sự kiện thông thường sẽ có các thiết bị sau thường sử dụng rất nhiều nhưng lại hay bị lãng quên:

- Dao rọc giấy, dao nhỏ, kéo

- Dây ruy băng, dây nylon, dây kẽm

- Băng keo 1 mặt, 2 mặt, keo dán dây điện, băng keo xốp

- Tua vít, kìm cắt, kìm bấm, thước dây

- Các sợ dây nối máy tính và dàn âm thanh,…

Hotline Galaxy Media: 0909 855 888 - 028 2211 855 88 – đơn vị tổ chức sự kiện, thiết kế sân khấu chuyên nghiệp!

Các thiết bị hành chính

Các thiết bị hành chính như giấy tờ, bút thước cũng vô cùng quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện. Trong đó phải kể đến:

- Giấy ghi chú: để sử dụng khi cần lưu lại các thông tin hoặc cần trao đổi trong một số trường hợp gấp khi diễn ra chương trình.

- Giấy ghi lại các thông tin quan trọng như: chi phí, quy trình setup các vật dụng,…

- Kịch bản chương trình: một kịch bản hay và chi tiết bao gồm quy trình tổ chức event rõ ràng, các hoạt động chính - phụ, thời điểm các nhân vật quan trọng xuất hiện,… Kịch bản này cần được in ra nhiều bản từ MC đến các thành viên trong ban tổ chức và bộ phậm âm thanh, ánh sáng.

Các thiết bị cho các cá nhân

Cần chuẩn bị tốt tất cả các trường hợp xấu có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện. Chẳng hạn:

- Các dụng cụ y tế như các loại thuốc cảm, dầu gió, thuốc sát trùng thông thường để tránh trường hợp ngất xỉu, bị thương,…

- Áo mưa, mắt kính,… trong trường hợp tổ chức tiệc ngoài trời để phòng khi thời tiết thay đổi

- Đồ ăn, đồ uống

- Kim, chỉ, kim băng phòng khi trang phục biểu diễn hoặc vật gì đó bị rách thì may vá lại.

Hotline Galaxy Media: 0909 855 888 - 028 2211 855 88 – đơn vị tổ chức sự kiện, thiết kế sân khấu chuyên nghiệp!

Các thiết bị trong qua trình diễn ra sự kiện

Đây là thời điểm quan trọng nhất, vì vậy không được để xảy ra bất kì sai sót nào. Trước khi sự kiện bắt đầu, bạn cần kiểm tra kỹ càng các thiết bị sau để có sự chuẩn bị hay ứng phó kịp thời nhất.

- Hệ thống thiết bị âm thanh ánh sáng như loa đài, máy chiếu, màn hình, micro,… Các thiết bị này được coi như “nòng cốt” khi tổ chức sự kiện. Bạn nên kiểm tra lại độ phủ sóng của âm thanh, màu sắc ánh sáng trên sân khấu để đem lại chất lượng hình ảnh và âm thanh tốt nhất cho người tham dự.

- Bút laser điều khiển các lắp đặt hệ thống thiết bị từ xa.

- Máy quay, máy ảnh

- Bộ đàm

- USB, đầu lọc thẻ nhớ, đĩa CD trắng

Trên đây là một số các thiết bị cơ bản của một buổi tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, trên thực tế tùy vào tình hình cũng như tính chất của sự kiện mà sẽ có sự thêm bớt các thiết bị một cách hợp lý. Dù thế nào thì chuẩn bị tỉ mỉ và chi tiết từng vật dụng dù là nhỏ nhất sẽ giúp cho quá trình tổ chức sự kiện diễn ra suôn sử và thành công.

Để chọn được các thiết bị ưng ý, bạn nên tìm đến các đơn vị cung cấp thiết bị tổ chức sự kiện uy tín để được tư vấn kỹ càng. Galaxy Media là đơn vị lâu năm trong lĩnh vực tổ chức và cung cấp các thiết bị sự kiện với giá cả hợp lý và chất lượng đảm bảo. Liên hệ ngay để được tư vấn và chọn được các thiết bị phù hợp nhất cho sự kiện của bạn.

Hotline Galaxy Media: 0909 855 888 - 028 2211 855 88 – đơn vị tổ chức sự kiện, thiết kế sân khấu chuyên nghiệp!