Phân biệt Quản lý sự kiện và Lập kế hoạch sự kiện
Đọc đến đây có vẻ bạn đang cảm thấy thắc mắc tại sao lại nhầm lẫn với 2 khái niệm đó được. Bạn đã nhầm. hai công việc đó nếu chỉ nghe thôi thì rất đơn giản nhưng khi bắt tay vào thực hiện thì lại không đơn giản chút nào?
Để hiểu rõ hơn về chúng, bạn theo dõi bài viết dưới đây nhé!
Điểm khác nhau giữa lập kế hoạch và quản lý sự kiện
Lập kế hoạch sự kiện
Lập kế hoạch sự kiện là một phần trong thiết kế chương trình sự kiện. Tất cả các sự kiện - từ những hội nghị nhỏ đến lễ kỷ niệm sinh nhật quan trọng hay các cuộc họp lớn của công ty - bắt đầu với một kế hoạch sắp xếp nào đó. Các cuộc thảo luận ban đầu với khách hàng liên quan đến ý tưởng sự kiện, chủ đề, ngày mong muốn và hướng dẫn ngân sách đều là một phần của quá trình lập kế hoạch sự kiện.
Lập kế hoạch sự kiện bắt đầu ngay từ đầu, từ những giai đoạn đầu tiên của khái niệm và tiếp tục cho đến khi sự kiện thực sự diễn ra. Công việc này liên quan chặt chẽ với khách hàng để thiết kế một sự kiện phản ánh tầm nhìn của khách hàng về việc thu thập và đáp ứng mục tiêu của sự kiện.
Việc lên chương trình cho sự kiện, công ty có thể giao xuống cho phòng marketing hoặc thuê Agency chuyên nghiệp về sự kiện để đảm bảo được các chi tiết liên quan và các mục hành động, và để xem sự kiện đó cho tới khi hoàn thành.
Trách nhiệm lập kế hoạch sự kiện có thể bao gồm nhưng không giới hạn đối với: chọn chủ đề chung cho sự kiện, phát triển ngân sách, chọn một địa điểm, thương lượng hợp đồng khách sạn, thuê nhà cung cấp bên ngoài, lên thực đơn và thuê một người cung cấp thực phẩm, sắp xếp cho khách mời hoặc giải trí, điều phối giao thông, chọn màu sắc…
Lập kế hoạch sự kiện là tất cả mọi thứ mà đi vào đặt cùng một sự kiện. Chức năng này nằm dưới sự quản lý sự kiện lớn hơn.
Quản lý sự kiện
Mỗi loại sự kiện được ví như tạo thành từ nhiều phần phù hợp với nhau như những mảnh ghép. Tất cả những mảnh đó cuối cùng kết hợp lại để tạo ra một sự kiện. Các sự kiện thành công có tất cả những phần liên quan đến với nhau đúng theo kế hoạch. Quá trình này được gọi là quản lý sự kiện.
Quản lý sự kiện bao gồm việc tạo, điều phối và quản lý tất cả các thành phần khác nhau của một sự kiện cũng như các nhóm người chịu trách nhiệm về từng khía cạnh. Một số khía cạnh của quản lý sự kiện có thể bao gồm nhưng không giới hạn: đặt trước vị trí cho một sự kiện, điều phối các nhà cung cấp bên ngoài, phát triển một kế hoạch đậu xe, thiết kế kế hoạch dự phòng khẩn cấp, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn, nhân viên quản lý chịu trách nhiệm cho từng chức năng, giám sát việc thực hiện một sự kiện, giám sát sự kiện, giải quyết các tình huống sự kiện trên trang web.
Mối quan hệ giữa Lập kế hoạch sự kiện và Quản lý sự kiện
Người quản lý sự kiện và người lập kế hoạch sự kiện làm việc cùng nhau. Việc tách rời 2 chức năng này là không thể bởi vì, chúng không chỉ liên quan chặt chẽ với nhau, mà các trách nhiệm thường chồng lên nhau. Lập kế hoạch sự kiện cá nhân có thể cung cấp dịch vụ quản lý sự kiện và người quản lý sự kiện cũng có thể cung cấp lập kế hoạch sự kiện. Tất cả phụ thuộc vào kế hoạch cá nhân hoặc nhóm quản lý sự kiện của công ty, địa điểm và sự kiện.
Điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt giữa hai và để xác định dịch vụ nào bạn sẽ cung cấp. Ví dụ: Nếu bạn cung cấp dịch vụ lập kế hoạch sự kiện cho sự kiện quy mô lớn, bạn sẽ làm việc với người quản lý sự kiện sẽ điều phối dịch vụ của bạn với người quản lý dịch vụ, nhóm nghe nhìn, v.v. Xác định vai trò của bạn và dịch vụ bạn cung cấp và giao tiếp rõ ràng những khách hàng tiềm năng này để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào trong quá trình lập kế hoạch.
Đến với Galaxy Media, bạn sẽ được đội ngũ nhân viên tư vấn nhiệt tình để có thể lựa chọn hướng đi cho sự kiện của công ty bạn. Chúng tôi tự hào là đơn vị mang đến cho bạn những dịch vụ tổ chức sự kiện được tổ chức sống động, chân thực và hiệu quả với đội ngũ nhân viên nhiệt tình và năng động.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ theo hotline: 0908.855.888 trong giờ hành chính hoặc theo địa chỉ: Tòa nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường 7, Quận 3 để được tư vấn cụ thể nhé!