Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn đáng để bạn tham khảo
Tổ chức sự kiện có nhiều loại hình trong đó mỗi 1 sự kiện có những yêu cầu, đặc trưng riêng. Tuy nhiên, nếu muốn thành công, sự kiện cần phải được tiến hành tổ chức theo một quy trình nhất định. Vậy quy trình tổ chức sự kiện đó gồm những bước nào? Hãy tìm hiểu cùng galaxymedia.
Các bước cần chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra
Cần chuẩn bị tốt trước khi sự kiện diễn ra
1. Lên ý tưởng cho sự kiện
Tổ chức sự kiện mỗi nơi mỗi khác. Do đó các sự kiện sẽ khác nhau về quy mô, cách thức tổ chức, đặc trưng văn hóa, trí thức con người… Vì vậy, mỗi sự kiện đều có một ý tưởng khác nhau cho phù hợp với các khía cạnh đó. Ý tưởng phải sáng tạo không được sao chép rập khuôn hay bắt chước nguyên xy. Tuy nhiên ý tưởng có thể được hình thành từ kế thừa và học hỏi để làm mới hơn. Nếu bạn để cho khách hàng phát hiện được bạn sao chép ý tưởng họ sẽ nghi ngờ về năng lực và bạn sẽ khó hợp tác với họ hơn.
2. Kịch bản chương trình
Thực chất kịch bản là những nội dung event sẽ diễn ra nhưng được trình bày trên giấy. Khâu này quyết định bạn có thể kí được hợp đồng hay không. Kịch bản chương trình sẽ được gửi đến khách hàng cùng với báo giá cụ thể. Nếu là chương trình có đấu thầu thì đây cũng chính là hồ sơ dự thầu của đơn vị bạn. Vì vậy, mỗi công ty đều đầu tư cho kịch bản chương trình rất kĩ càng nhằm giành hợp đồng về đơn vị mình.
Quan trọng nhất khi xây dựng kịch bản event đó chính là tạo sự khác biệt so với các đối thủ khác. Nội dung sáng tạo trong khi giá thành rẻ là tiêu chí quan tọng giúp cho đơn vị của bạn giành được chiến thắng.
3. Phân công công việc
Không ai có thể tự mình tổ chức một sự kiện. Muốn tổ chức sự kiện cần có một tập thể mỗi người một khâu: người lên ý tưởng, người thực hiện, người tác nghiệp, người hậu cần,...Do đó, trước khi chương trình diễn ra, bạn phải có bảng phân công công việc cho từng người một cách cụ thể nhất. Bạn cần đưa ra công việc cụ thể xác định người chịu trách nhiệm chính và thời gian cụ thể. Tất cả công việc đều phải lên kế hoạch thật chi tiết và yêu cầu từng người thực hiện nghiêm túc và đầy đủ. Bạn cũng nên thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc để đốc thúc, nhắc nhở nếu thấy cần thiết.
Các công việc cần được thực hiện trong sự kiện
Tổ chức sự kiện thật ấn tượng
1. Thực hiện kế hoạch
Dựa vào bảng phân công trước đó, các phòng ban, đơn vị sẽ bắt tay vào khâu thực hiện chương trình như kế hoạch đã được đề ra trước đó. Mọi công việc sẽ được diễn ra và chịu sự giám sát chặt chẽ của các trưởng bộ phận và trưởng ban tổ chức chương trình. Trong quá trình thực thi, trong khâu tổ chức nếu phát sinh bất kỳ vấn đề gì, các phòng ban nhanh chóng báo cho trưởng ban để xử lý kịp thời. Tránh việc chậm trễ hoặc tự ý xử lý làm đình trệ hoặc hỏng công việc của cả nhóm.
2. Tổ chức event
Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân viên thực hiện từng công việc cụ thể theo bảng phân công. Mỗi bộ phận có trách nhiệm hoàn thành tốt phần việc của mình. Tất cả các khâu tổ chức đều quan trọng như nhau và đều góp phần vào sự thành công chung của sự kiện. Khi có phát sinh bất cứ vấn đề gì, mọi người sẽ cùng nhau bàn bạc và lên phương án cụ thể để giải quyết một cách nhanh nhất.
Trong quá trình sự kiện diễn ra, trưởng ban tổ chức không thể vắng mặt mà phải luôn túc trực để giải quyết các vấn đề phát sinh. Các khâu cũng cần thực hiện đúng theo sự phân công của trưởng ban tổ chức để chương trình diễn ra được trôi chảy.
Các việc cần thực hiện sau khi kết thúc sự kiện
Sau sự kiện không quên công tác dọn dẹp
1. Thu dọn đồ đạc, trả lại mặt bằng
Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình phải tiến hành thu dọn đồ đạc để mang về kho và trả lại mặt bằng như trước khi tổ chức sự kiện. Đừng quên dọn dẹp vệ sinh, thu gom rác thải để lại sau khi tổ chức sự kiện để mọi thứ trở nên được sạch sẽ.
Sau khi chương trình kết thúc bạn cũng nên nhanh chóng thanh toán hợp đồng. Nếu không có sai sót nào xảy ra, đơn vị thuê dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thanh toán tiền cho bên công ty tổ chức sự kiện. Những hình ảnh, clip ban tổ chức ghi lại trong sự kiện cũng sẽ được gửi cho bên đi thuê để họ lưu lại tư liệu.
2. Rút kinh nghiệm chương trình
Khi event kết thúc, các bộ phận có trách nhiệm báo cáo lại toàn bộ công việc đã thực hiện, bao gồm cả những việc làm được và những thiếu sót nhằm rút kinh nghiệm cho chương trình lần sau.
Việc tổ chức sự kiện nhìn đơn giản nhưng khi thực hiện nó không hề dễ dàng tí nào. Để có một chương trình thành công và mang đến cho sự hài lòng cho khách hàng là cả một quá trình chuẩn bị rất công phu của cả ekip galaxymedia. Chỉ có lòng yêu nghề, sự tâm huyết mới giúp các thành viên của galaxymedia bám trụ và hết lòng khi tổ chức các event. Và đó cũng chính là bí quyết giúp galaxymedia gặt hái được các thành công cho riêng mình.
Galaxymedia chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
Office : 117-119 Lý Chính Thắng , phường 7, quận 3 TPHCM
Tel: 028.22118588 - Hotline: +84908855888
Web: www.galaxymedia.vn
Email: cuongle.media@gmail.com