Thiết kế chương trình sự kiện gồm những công việc gì?
Sự kiện đó có thể là một trận đấu thể thao, một vở opera, một buổi hòa nhạc hay chỉ là một cuộc họp báo - hầu như bất kỳ sự kiện có liên quan là bạn đều có thể nghĩ đến và sáng tạo chúng. Để hiểu rõ hơn về tổ chức thiết kế chương trình sự kiện, chúng ta cần hiểu rõ được sự kiện là gì?
Sự kiện là sự tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi qua lại giữa hai hay nhiều đơn vị với nhau nhằm học hỏi, giao lưu, giải trí, hiểu biết lẫn nhau…từ đó tăng cường hơn nữa mối đoàn kết hay hợp tác hữu nghị giữa các đơn vị.
Các bước tiến hành tổ chức sự kiện
Tạo một chương trình sự kiện trong 6 bước đơn giản
1. Lên ý tưởng cho sự kiện
Đây là bước đầu tiên của bất kỳ kế hoạch nào mà bạn cần phải nắm rõ. Trong khâu này, bạn hãy đưa ra một loạt ý tưởng để mọi người có thể trao đổi và chọn ra một Big Idea. Khi bạn đã hoàn thành ý tưởng, hãy tiếp tục phát triển khái niệm từ thiết kế, vị trí, công nghệ, quan hệ đối tác và hơn thế nữa. Hãy đặt mình là khách hàng để nghĩ về những hoạt động sự kiện nổi bật sẽ diễn ra và mang lại cho khán giả trải nghiệm tốt nhất.
2. Xác định đối tượng của sự kiện
Giai đoạn tiếp theo trong thiết kế chương trình sự kiện là xác định đối tượng. Việc xác định đúng đối tượng của bạn là khâu quan trọng vì giúp bạn trong việc tìm kiếm các đối tác và nhà tài trợ phù hợp cho sự kiện của bạn.
Làm thế nào để bạn có thể đưa thông tin muốn truyền đạt đến đối tượng với chi phí ra sao? Nếu nó quá đắt, một số khách hàng sẽ không quá quan tâm để tham dự.
3. Lên kế hoạch chi tiết
Khi bạn hoàn thành ý tưởng và đối tượng nhận tin, hãy bắt đầu lên chi tiết về kế hoạch chương trình của sự kiện. Cần nắm rõ nó là một họp báo, một sự kiện cả ngày hay một hội thảo? Ai sẽ là diễn giả? Chủ đề của sự kiện sẽ là gì? Bạn muốn đạt được những gì?
Khi đã xác định chương trình làm việc, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm vị trí, đối tác và nhà tài trợ cho sự kiện của bạn.
4. Tìm địa điểm tốt nhất
Tìm đúng địa điểm tổ chức sự kiện thực sự quan trọng. Nó phải là một nơi giúp cho sự kiện xảy ra suôn sẻ. Có thể bạn nên thuê ở trung tâm hội nghị hay quảng trường lớn, thậm chí ngay chính trong công ty của mình…miễn là đáp ứng đủ những tiêu chí mà bạn đưa ra về địa điểm tổ chức.
5. Diễn giả, đối tác và nhà tài trợ
Diễn giả: Để có thể thu hút người nghe, bạn cần có một người chuyên môn giỏi không chỉ là niềm đam mê mà còn là truyền cảm hứng cho mọi người. Bên cạnh đó, việc đưa ra những đãi ngộ cho họ chẳng hạn như phổ biến thương hiệu của họ cũng là điều mà bạn nên chú ý.
Đối tác: Không khó để tìm đối tác cho sự kiện của bạn. Chỉ cần yêu cầu các công ty và người sẵn sàng làm việc với bạn như nhà cung cấp nước giải khát để cung cấp đồ uống tại sự kiện của bạn hay trang phục của MC sự kiện vừa mang lại thương hiệu của họ vừa giúp công ty đỡ phần nào kinh phí.
Nhà tài trợ: Hãy suy nghĩ cẩn thận các công ty và tổ chức nào có thể xem xét tài trợ cho sự kiện của bạn. Hãy nhớ rằng các công ty sẵn lòng tài trợ quan tâm đến chủ đề và đối tượng của sự kiện khi xác định xem đó có phải là nơi họ có thể quảng bá thương hiệu của họ hay không.
6. Triển khai thực hiện và đánh giá
Sau khi có một bản kế hoạch đầy đủ sẽ tiến hành triển khai theo như dự đinh. Khi sự kiện kết thúc, cần xem xét đánh giá những điều làm được và chưa làm được để rút kinh nghiệm cho lần sau.
Đây là 6 bước cơ bản trong việc tổ chức một sự kiện. Những điểm ở đây là điều bạn cần cân nhắc khi lên kế hoạch cho một sự kiện và là điểm bắt đầu tổ chức thành công sự kiện mà bạn, đối tác, nhà tài trợ, diễn giả và khán giả của bạn sẽ được hưởng lợi.
Đến với Galaxy media việc tạo chương trình sự kiện tùy chỉnh thật dễ dàng. Chỉ cần chọn từ bộ sưu tập mẫu chuyên nghiệp tuyệt vời của chúng tôi là bạn không phải lo lắng mỗi lần sự kiện diễn ra của công ty nữa . Thật là dễ dàng phải không nào!
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ theo hotline: 0908.855.888 trong giờ hành chính hoặc theo địa chỉ: Tòa nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường 7, Quận 3 để được tư vấn cụ thể nhé!