Tổ chức sự kiện thành công cần kiểm tra các công việc sau

Tổ chức sự kiện là một trong những hình thức quảng bá sản phẩm, hình ảnh, thương hiệu công ty mang lại hiệu quả cao. Trước khi tổ chức sự kiện bạn phải chuẩn bị từ trước đó ít nhất một vài tuần đến một tháng. Đồng thời bạn phải kiểm tra công tác chuẩn bị của các công việc và theo dõi, cập nhật liên tục để không bỏ sót hạng mục nào.

1. Kiểm tra tổng thể các công việc tổ chức sự kiện

Nên kiểm tra tổng thể trước khi sự kiện diễn ra

Dựa trên bảng phân công bạn kiểm tra từng đầu mục công việc. Người nào phụ trách chính, chịu trách nhiệm chính, người nào thực hiện chính, người nào hỗ trợ, phối hợp. Thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc, khối lượng công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành,… của từng hạng mục công việc.

Qua kết quả kiểm tra bạn sẽ biết được quá trình chuẩn bị cho việc sự kiện của bạn đã thực hiện được bao nhiêu % và cần phải điều chỉnh ở đâu để kịp tiến độ.

Các công việc chủ yếu cần kiểm tra ở bước này là tiến độ chuẩn bị các thủ tục hành chính, công tác liên quan đến khách mời, tài liệu, nội dung, nguồn nhân lực, trang thiết bị,… liên quan đến sự kiện.

2. Kiểm tra và hoàn tất các thủ tục hành chính

Dù cho bạn chuẩn bị mọi thứ tốt đến đâu đi chăng nữa nhưng nếu giấy phép tổ chức sự kiện chưa được cấp thì sự kiện của bạn cũng sẽ không thể diễn ra được. Do đó bạn nên lưu ý rằng dù cho sự kiện bạn tổ chức là lớn hay nhỏ thì bạn luôn nhớ phải hoàn tất các giấy phép liên quan đến sự kiện.

3. Kiểm tra các công việc liên quan đến khách mời

Khách mời của sự kiện chính là các khách hàng mục tiêu mà bạn muốn thông qua sự kiện để kết nối với họ. Sự kiện của bạn sẽ không thể thành công được nếu thiếu đi những khách mời. Do đó khi gửi thư mời cho khách bạn cần phân công người kiểm tra xem họ có nhận được không, ai sẽ là người tham gia hoặc ai không tham gia, kiểm tra và xác nhận các thông tin có liên quan đến khách mời, kiểm tra chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời,…

4. Kiểm tra địa điểm tổ chức sự kiện

Kiểm tra địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện là nơi mà sự kiện được diến ra, nó là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của sự kiện. Do đó, sau khi đã xác định địa điểm tổ chức sự kiện bạn phải liên tục kiểm tra công tác chuẩn bị tại địa điểm này như mặt bằng, bãi giữ xe, cổng chào, bàn tiếp tân, sảnh đón tiếp,, lỗi thoát hiểm, công tác vệ sinh….

5. Kiểm tra công tác chuẩn bị nhân lực tham gia phục vụ sự kiện

Nhân lực phục vụ cho tổ chức sự kiện thuộc rất nhiều ngành nghề. Ngoài bộ phận quản lý còn có nhân viên tổ chức, nhân viên các bộ phận khác...Do đó, bạn cần phải thương xuyên kiểm tra công tác tuyển dụng, bố trí, sắp xếp công việc sao cho hợp lý.

6. Kiểm tra công tác chuẩn bị hậu cần cho sự kiện

Kiểm tra công tác hậu cần

Các công tác chuẩn bị hậu cần cũng là một yếu tố bạn không được xem nhẹ. Bạn cần phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc. Các công việc cần kiểm tra ở bước này gồm có: kiểm tra công tác chuẩn bị đón tiếp khách mời, kiểm tra xe cộ đưa đón phục vụ sự kiện, kiểm tra công tác đặt phòng, đặt thức ăn, nước uống. Ngoài ra, bạn cũng nên kiểm tra các dịch vụ cung ứng khác theo nhu cầu của khách mời và các thành phần tham gia vào sự kiện.

7. Kiểm tra các yếu tố khác

Ngoài công tác kiểm tra công tác chuẩn bị cho những nội dung đã được đề cập ở trên. Trong sự kiện còn nhiều công việc và các yếu tố khác cần kiểm tra. Do đó bạn cần lưu ý không nên bỏ qua việc kiểm tra đối với bất kỳ hạng mục nào kể cả việc chuẩn bị tài liệu cho sự kiện, các chương trình bổ trợ và quà tặng.

Trên đây là các nội dung mà galaxymedia lưu ý cùng bạn. Công tác kiểm tra cần được thực hiện thường xuyên, liên tục, trước trong và sau khi tổ chức sự kiện. Bạn nên nhớ rằng một sự kiện thành công là một sự kiện được chuẩn bị kỹ lưỡng và chỉn chu.

Galaxymedia chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện

Office  : 117-119 Lý Chính Thắng , phường 7, quận 3 TPHCM
Tel: 028.22118588 - Hotline: +84908855888
Web: www.galaxymedia.vn 
Email: cuongle.media@gmail.com