Tổ chức sự kiện thành công không thể thiếu 10 bí quyết này

Tổ chức sự kiện là chuyện rất dễ dàng nhưng làm thế nào để sự kiện ấy thành công ngoài dự kiến và chiếm được tình cảm của những người tham dự lại là điều mà ít nhà tổ chức nào có thể làm được. Hãy cùng galaxymedia tìm hiểu 10 bí quyết tổ chức sự kiện được các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trên thế giới truyền tay nhau nhé!

1. Trước khi công bố sự kiện khảo sát và chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Khảo sát và chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Nhiều dịch vụ tổ chức sự kiện không đặt nặng yếu tố địa điểm khi bắt đầu kế hoạch và kết quả họ nhận được lầ không còn địa điểm trống cho sự kiện của họ. Do đó sau khi xác định được ngày tổ chức sự kiện, bạn nên tìm ngay địa điểm ưng ý để tiến hành. Bạn cũng nên nhanh chóng đặt cọc và làm hợp đồng với bên cho thuê để họ chừa lại địa điểm mà bạn mong muốn được thuê. Với sự kiện ngoài trời, bạn nên thống nhất với đơn vị cho thuê địa điểm về những hỗ trợ khi trời mưa bão cũng cần được đưa vào hợp đồng nhé!

2. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Một sự kiện được gọi là thành công khi sự kiện đó thu hút được một lượng lớn khách hàng và các khách hàng này đều thích thú khi tham gia sự kiện, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù bạn tổ chức thật hoành tráng, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, điều này cũng sẽ trở nên không có ý nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu.

Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn hãy xác định khách hàng mục tiêu càng cụ thể càng tốt nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến. Ngoài ra việc làm này sẽ hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ.

3. Đặt mục tiêu cụ thể

Kế hoạch cần đặt mục tiêu cụ thể sao cho phù hợp với ngân sách. Mục tiêu càng cụ thể giúp bạn có thể đo lường kết quả thực hiện. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, do dó khó mà có thể xác định theo kiểu định lượng về những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty. Nếu không đặt ra trước những mục tiêu cụ thể bạn sẽ không thấy được hướng mình đi và kết quả sau khi mình thực hiện. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc khá là gian nan nhưng cần thiết phải làm, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.

4. Lên kế hoạch và thực hiện theo nó

Lên kế hoạch cụ thể

Đặt ra mục tiêu cụ thể hướng đến kết quả mà bạn muốn đạt được và đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của bạn bám sát kế hoạch nhằm giúp bạn đi đúng hướng. Kế hoạch cần được viết chi tiết đến từng hạng mục nhỏ, ai là người phụ trách và deadline cho công việc đó là bao giờ.

5. Gửi thư mời hiệu quả

Thư mời là cách thức quảng bá trước tiên giúp mọi người nhìn thấy được ở sự kiện của bạn. Thư mời nên thông báo tới người tham dự những chi tiết : ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và như thế nào. Thư mời nhớ kèm theo địa chỉ cụ thể, bảng chỉ đường, thậm chí là nhắc nhở về trang phục.

Diện mạo của thư mời cũng cần được chú trọng, nội dung chương trình nên đưa luôn vào thư mời để người tham dự được biết. Ví dụ như những bữa tiệc sôi động cần nhiều màu sắc hơn những buổi hội thảo trang trọng và lịch sự.

6. Quảng bá sự kiện

Tổ chức sự kiện không đơn thuần là làm tốt khâu điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà đây là cơ hội giúp doanh nghiệp quảng bá và tiếp cận khách hàng tiềm năng. Muốn như vậy bạn phải xúc tiến công tác quảng bá. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện là việc làm hết sức cần thiết và đóng vai trò quan trọng trong chuỗi hoạt động tiếp thị hiện đại. Qua đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, công tác xúc tiến và quảng bá sự kiện cần được thực hiện trên diện rộng nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự.

7. Lập kế hoạch dự trù

Làm bất kỳ việc gì bạn cũng cần có kế hoạch dự trù, hãy lên kế hoạch dự trù trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu.

Nếu trời chuẩn bị mưa, cân nhắc lều bạt, hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để di chuyển.

8. Trang bị một số vận dụng “chữa cháy” khẩn cấp

Khách mời của bạn thường có xu hướng tìm đến bạn ngay khi họ gặp phải bất kỳ sự cố nào. Do đó khi tổ chức sự kiện bạn cần dự trù các loại vật dụng sơ cứu y tế, thuốc giảm đau, kim băng nhỏ, băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ..

9. Nhân lực là yếu tố quan trọng

Nếu như tổ chức sự kiện là cách thức để quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía. Chủ thể tham gia bao gồm người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin.

Một sự kiện được xem là thành công khi nó truyền tải đúng thông tin và đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Muốn làm được điều đó bạn phải tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên. Xây dựng được một đội ngũ nhân viên có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này là việc làm hết sức quan trọng.

10. Thuê đơn vị cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói nếu bạn không muốn rắc rối

Nhân sự đóng vai trò quan trọng

Nếu bạn muốn tổ chức sự kiện thành công mà không phải tốn quá nhiều công sức lẫn tiền bạc và an tâm hơn thì tốt nhất nên thuê dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói. Tốt nhất bạn nên tìm hiểu về các đơn vị cung ứng dịch vụ này sau đó tiến hành chọn lọc, lựa chọn nơi ưng ý nhất. Bạn nên trực tiếp trao đổi với họ về sự kiện sắp diễn ra. Một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp họ biết làm thế nào để sự kiện của bạn thành công với mức ngân sách cho phép. Còn việc của bạn là chuyên tâm vào công việc và phối hợp thật tốt với họ.

Galaxymedia hy vọng những thông tin này sẽ có ích cho bạn trong quá trình tổ chức những sự kiện sắp tới. Nếu bạn quan tâm đến ngành tổ chức sự kiện, đừng ngại chia sẻ các bí quyết của các bạn với chúng tôi nhé!

Galaxymedia chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện

Office  : 117-119 Lý Chính Thắng , phường 7, quận 3 TPHCM
Tel: 028.22118588 - Hotline: +84908855888
Web: www.galaxymedia.vn 
Email: cuongle.media@gmail.com