Các loại hình dịch vụ tổ chức sự kiện các agency chuyên nghiệp nên biết
Có thể coi tổ chức sự kiện là hoạt động chính của các tổ chức thể thao và giải trí. Những người hoạt động trong lĩnh vực này được trả lương hoặc tự nguyện tham gia. Quá trình tổ chức, quản lý, dự toán chương trình này được gọi là event - sự kiện. Thuật ngữ “event” trong ngành thể thao và giải trí thường đề cập đến các tình huống mà người tham gia, cơ sở vật chất, thiết bị và các nguồn lực khác được sử dụng để tạo nên một chương trình thể thao hoặc giải trí.
Để thực hiện tổ chức sự kiện cho một chương trình nào đó thì hoàn toàn không hề đơn giản mà chúng ta cần phải có tính toán khá nhiều để đem lại sự hoàn hảo trong các hình thức tố chức sự kiện và mang lại cho chúng ta sự thành công trong chính sự kiện mà mình sẽ phải tổ chức. Trước tiên chúng ta cần tìm hiểu xem hiện nay có bao nhiêu sự kiện chính để từ đó chúng ta chọn cách thực hiện các sự kiện này sao cho đúng.
Một số hình thức tổ chức sự kiện chủ yếu
1. Hội thảo và hội nghị
Mục đích: Tổ chức kế hoạch và tổ chức các cuộc họp này với khán giả mục tiêu, và cung cấp cho họ thông tin có liên quan.
Mô tả: Hội thảo là sự kiện thường ngắn hơn, kéo dài một vài giờ, ½ ngày hoặc cả ngày . Có một hoặc nhiều diễn giả, và tất cả mọi người tham gia với nhau trong cùng một không gian. Thường được tổ chức tại các khách sạn, bắt đầu với một phiên họp phát biểu quan trọng và sau đó tổ chức các buổi đột phá theo chủ đề.
Hội nghị thường được lên kế hoạch đôi khi tổ chức trong nửa ngày, có một số hội nghị kéo dài lâu hơn đến cả ngày hoặc 2,3 ngày. Ở Việt Nam, thường là các hội nghị giữa khách hàng do các đơn vị kinh doanh tổ chức hoặc các buổi ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới của doanh nghiệp- được coi là hình thức phổ biến nhất.
2. Triển lãm thương mại
Mục đích: Tổ chức tham dự triển lãm thương mại là một hoạt động thế hệ lãnh đạo, hoặc tổ chức để củng cố hình ảnh của mình như một nhà lãnh đạo ngành công nghiệp trong số những người tham dự, chẳng hạn như các thành viên, khách hàng, triển vọng và các nhà cung cấp.
Mô tả: Tổ chức sự kiện thương mại liên quan đến việc đàm phán tỷ lệ tài trợ cho gian hàng thương mại quảng cáo, không gian và thúc đẩy sự kiện. Tại những cuộc triển lãm thương mại này, các nhà kinh doanh có thể trưng bày sản phẩm của mình để thông qua đó tìm kiếm đối tác, nhà đầu tư.
Có nhiều hạng mục hậu cần để đảm bảo rằng các gian hàng triển lãm hoạt động hiệu quả trong triển lãm, tài liệu quảng cáo (tờ tơi,brochure,...), quà tặng, và các nhận sự làm việc trong triển lãm. Ở Việt Nam có các triển lãm lớn được một số đơn vị tổ chức như Saigon Expo, Vietbuild,... Đây được coi là nơi tập trung các doanh nghiệp quảng bá sản phẩm của mình cũng như tìm kiếm đối tác kinh doanh.
3.Chương trình ưu đãi
Mục đích: Đây là sự kiện khá tốn kém vì số tiền mà mỗi người chi trả thường là rất cao. Thông thường, đơn vị tổ chức thuê những khu resort sang trọng để cho khách mời được thư giãn, nghỉ dưỡng và trải nghiệm các dịch vụ cao cấp. Lập kế hoạch sự kiện và phát triển kinh doanh là hai hình thức chính của những sự kiện dạng này.
Mô tả: Các chuyến đi thường kéo dài từ ba đến năm ngày, và yêu cầu cào về lựa chọn địa điểm, chỗ ở, giao thông vận tải, các cuộc họp kinh doanh, phục vụ, các hoạt động khác. Kỹ năng đàm phán phải được làm sắc nét bởi vì những chương trình liên quan đến tất cả các khía cạnh của kế hoạch sự kiện.
4. Sự kiện thể thao dành cho các doanh nhân
Mục đích: Được tổ chức dưới hình thức là các giải đấu như golf, tennis,…là một sự kiện yêu thích của mọi doanh nhân. Tại đây quản lý các mối quan hệ là mục tiêu chính.
Mô tả: Vì được tổ chức là các hoạt động nên khó chủ động để sắp xếp về thời gian. Điều đó có thể gây ra các vấn đề lập kế hoạch vì nó liên quan đến nội dung cuộc họp kinh doanh. Tuy nhiên, trong giai đoạn lập kế hoạch, quan trọng để giữ khách hàng để theo dõi, và không cho phép họ giảm thiểu thời gian kinh doanh.
5. Những sự kiện xếp hạng
Mục đích: Các chương trình này cho phép một đơn vị dành nhiều thời gian không chính thức với các khách hàng của mình trong một môi trường phi truyền thống, tạo cho cả hai bên một cơ hội để xây dựng một mối quan hệ và tìm hiểu thêm về những ưu tiên kinh doanh lẫn nhau.
Mô tả: Có rất nhiều hình thức để tổ chức môt chương trình xếp hạng như vậy. Một số chương trình phổ biến bao gồm:
- Ăn tối và giải trí
- Thi đấu thể thao
- Du lịch trên biển ngày và buổi tối
- Các lễ hội âm nhạc
- Các event kết hợp hội thảo với nghỉ dưỡng
- Các chú ý khi tổ chức sự kiện
Và khi để có thể tổ chức được một sự kiện chuyên nghiệp thì chúng ta cần phải có được cho mình sự sắp xếp từ lâu như về mặt trang trí hội trường phải làm sao cho thật tối ưu hay về các loại hoạt động, hình thức ngữ cảnh phải làm sao cho thật tốt và an toàn. Đó chính là những yếu tố mà chúng ta cần phải đầu tư một cách nghiêm túc và thực hiện sao cho thật tốt các hình thức trên của chúng ta.
Galaxy Media sẽ đồng hành cùng bạn trên con đường chinh phục mọi sự kiện.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ theo hotline: 0908.855.888 trong giờ hành chính hoặc theo địa chỉ: Tòa nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường 7, Quận 3 để được tư vấn cụ thể nhé!