Những công việc cần thiết trong dịch vụ tổ chức sự kiện
Công nghệ phát triển tăng vọt không điểm dừng kèm theo là nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng cao. Bên cạnh là sự sáng tạo cùng với những ý tưởng đa dạng phong phú trong từng ngành nghề với mục đích vừa hợp tác vừa đem lại lợi ích cho đôi bên thì chắc hẳn các bạn sẽ không bỏ qua dịch vụ tổ chức sự kiện.
Công việc này, được xem là một trong những ngành dịch vụ phổ biến và phát triển nhất hiện nay. Khi nhắc đến, dịch vụ tổ chức sự kiện thì được đánh giá là một công việc chu toàn, tỉ mỉ trong từng khâu chuẩn bị để đem lại sự hoàn mỹ trong từng chi tiết. Nhằm gửi khách hàng sự hoàn hảo trong chất lượng khi sử dụng dịch vụ và lấy được lòng tin từ khách hàng. Vậy dịch vụ tổ chức sự kiện là gì? Những danh mục ( checklist) trong việc tổ chức sự kiện bao gồm những gì? Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu để rõ hơn về dịch tổ chức sự kiện này nhé.
Đôi nét về dịch vụ tổ chức sự kiện
Dịch vụ tổ chức sự kiện là cơ hội để các doanh nghiệp được gặp gỡ, trao đổi và giao lưu học hỏi kinh nghiệm với đối tác và các công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau giúp thúc đẩy trao đổi thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp.
Hiện nay, dịch vụ tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị, với mục đích góp phần quảng bá thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những chương trình sự kiện, tạo được sự quan tâm từ khách hàng và đặc biệt hơn là giúp tăng doanh số của công ty.
Công việc dịch vụ tổ chức sự kiện giống như bạn đang chơi trò ghép tranh. Bức tranh sẽ được hoàn thành khi bạn biết cách ghép tất cả các mảnh ghép đó lại với nhau bằng cách thông minh và khéo nhất. Sự thành công, uy tín và đẳng cấp được thể hiện qua sự hoàn hảo trong từng chi tiết ở mỗi sự kiện bằng những sản phẩm dịch vụ mà mình đang có.
Các dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ bao gồm những loại hình thức dịch vụ như sau : Dịch vụ Tổ chức sự kiện khai trương – khánh thành, Tổ chức sự kiện động thổ khởi công xây dựng, Tổ chức sự kiện hội nghị – tri ân khách hàng, Tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm – dịch vụ…
Để tổ chức một sự kiện thành công, người tổ chức không chỉ lên kế hoạch chương trình, thông tin từ các doanh nghiệp, mà phải biết cách liên hệ khách hàng… Ngoài ra, để biết chính xác thông tin thì bắt buộc phải theo suốt toàn bộ chương trình từ lúc bắt đầu cho đến lúc kết thúc. Vì một sự kiện, dù lớn hay nhỏ, sẽ không có tác dụng nếu nó không có người vận hành.
Những danh mục ( checklist) trong công việc tổ chức sự kiện
1. Xác định mục đích của sự kiện:
Đầu tiên, các bạn cần phải xác định rõ mục đích của sự kiện hoặc yêu cầu của khách hàng họ muốn làm gì như ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, họp báo.... để đưa ra ý tưởng trong công tác chuẩn bị phù hợp và chính xác nội dung mà khách hàng đưa ra.
2. Xác định mục tiêu cần đạt được:
Là mục tiêu bạn đề ra và mong muốn gặt hái sau sự kiện như: Gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, mở rộng thị trường, tạo mối quan hệ... Kế hoạch và ngân sách là điều cần thiết để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc.
3. Xác định đối tượng khách hàng tiềm năng:
Sự thành công của một sự kiện được đánh giá qua số lượng và giá trị của những khách hàng thông qua sự kiện đó, kể cả khách hàng đặc biệt. Một sự kiện dù quy mô lớn hay nhỏ, ấn tượng và hoàn hảo đến đâu cũng trở thành vô ích nếu chúng ta xác định sai đối tượng mục tiêu. Chính vì vậy phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn.
4. Xác định ngân sách:
Đây được xem là yếu tố khá quan trọng giúp chúng ta có kế hoạch đúng đắn, hợp lý và đưa ra các giải pháp phù hợp để tránh sự lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất.
5. Các công việc cụ thể:
Thiết lập về thời gian, thời lượng của chương trình và làm việc nhóm.
Địa điểm: Tham quan, khảo sát, chọn địa điểm thích hợp theo chủ đề chương trình. Tuy nhiên phải chú ý đến sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia.
Nhân sự: MC (Người dẫn chương trình) & PG (Hướng dẫn, chào mừng khách mời) và tiếp tân tại bàn (Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời).
Thuyết trình: chọn chủ đề cho sự kiện, xác định người thuyết trình, chuẩn bị trang phục cho người thuyết trình
Báo chí, các cơ quan truyền thông
Trang trí và quà tặng
Báo cáo kết quả sự kiện.
Đối với dịch vụ tổ chức sự kiện để đánh giá được độ thành công hoàn hảo trong công việc, các bạn phải từ lúc lên ý tưởng chương trình cho đến khi sự kiện kết thúc và rút kinh nghiệm sau sự kiện đó. Mình hy vọng với những thông tin qua bài dịch vụ tổ chức sự kiện này sẽ có ích cho các bạn trong ngành dịch vụ đa dạng và tổng thể như này nhé.
Có thể bạn quan tâm: NHỮNG ĐIỂM THÚ VỊ TRONG CÔNG VIỆC TỔ CHỨC GAMESHOW
Liên hệ tư vấn:
Office 1 : 48 Hoàng Diệu, Ward 12, Dicst 4, HCM City
Office 2 : 117-119 Lý Chính Thắng , phường 7, quận 3 TPHCM
Tel: (84- 8).22118588 - Hotline: 0908855888
Web: www.galaxymedia.vn - www.galaxy.net.vn Email: info@galaxymedia.vn